Первинна документація

Загальні відомості про первинну документацію

Первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію (ст.1 Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік)). Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (п.1 ст.9 Закону про бухоблік).

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складатені у паперовій або в електронній формі. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. В затверджені типові форми допускається включення інших реквізитів, якщо в них є необхідність виходячи з особливостей діяльності підприємства. Документування господарських операцій також може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п.2.7 Положення № 88).

До обов’язкових реквізитів відносяться, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України: (п.2 ст.9 Закону № 996):

Залежно від характеру операції та технології обробки даних, первинні документи можуть, крім зазначених вище обов’язкових реквізитів, містити додаткові реквізити, зокрема (п.2.4 Положення № 88):

При заповненні первинних документів вільні рядки прокреслюються.

Складені документи підписуються особами, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна. Перелік зазначених осіб стверджує керівник підприємства (п.2.13 Положення № 88).

Документ має бути підписаний особисто такою особою, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства (п.2.5 Положення № 88).

Не допускається використання факсимільного підпису на касових документах, документах на перерахування безготівкових грошових коштів (лист ДФСУ від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14).

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені ручним способом, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом: неправильний текст або цифри закреслюються (однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене) і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (п.4.2, 4.4 Положення № 88).

У касових, банківських документах, а також в документах, що відображають операції з цінними паперами, виправлення не допускається (п.4.5 Положення № 88).

Порядок руху первинних документів регулюється графіком документообороту, який затверджується наказом керівника підприємства. Контроль за дотриманням графіка документообороту здійснюється головним бухгалтером або особою, що забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (п.5.1, 5.5 Положення № 88).

Строки зберігання первинних документів встановлено у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5.

Документальне оформлення господарських операцій

Строки зберігання документів з бухгалтерського обліку та звітності