Приходный кассовый ордер

Прием наличности в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (ПКО) (п.25 Положения № 148). ПКО выписывается работником бухгалтерии и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляется квитанция (она является отрывной частью приходного кассового ордера), которая выдается на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия. Подписи указанных лиц на квитанции к приходному кассовому ордеру могут быть заверены оттиском печати предприятия. Использование печати предприятием является необязательным (абзац второй п.25 Положения № 148). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

ПКО, по которому получена наличность, прилагается к отчету кассира.

Расходный кассовый ордер

Выписывается работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это руководителем). В том случае, если на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (заявлениях на выдачу наличных, расчетах и т. п.), есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись на самом кассовом ордере не обязательна (абзац второй п.26 Положения № 148).

Оттиск печати в расходном кассовом ордере не предусмотрен.

Оформленный таким образом расходный кассовый ордер (РКО) регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передается в кассу предприятия.

РКО, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются после осуществления выплат, указанных в этих расходных ведомостях.

В случае выдачи физическим лицам наличности (в том числе работникам предприятия) по РКО кассир требует предъявить паспорт или документ, который его заменяет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в РКО о получении наличности с указанием полученной суммы. При этом для выведения остатка наличности в кассе не принимаются РКО, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Если выдача наличности проводится на основании доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. Доверенность остается у кассира и прилагается к РКО.

Следует также помнить, что:

1. Кассовый ордер оформляется бухгалтером предприятия (ответственным лицом предприятия, на которое возложены обязанности по оформлении этого документа), а не кассиром (п.32 Положения № 148).
2. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются любым способом, обеспечивающим надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п.32 Положения № 148).
3. Исправления в кассовых ордерах запрещены (п.32 Положения № 148). В случае если при заполнении этих документов бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ.
4. Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления (п.32 Положения № 148).
5. В документах при указании сумм национальной денежной единицы гривны может использоваться ее графический знак (п.36 Положения № 148).
6. Реквизиты в расходном кассовом ордере «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документа, подтверждающего личность получателя и в приходном кассовом ордере «Прийнято від» не заполняются в кассовых ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование денежных средств в кассе и др.).
7. Кассовые ордера после их получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Все кассовые ордера до передачи в кассу предприятия регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Исключение сделано только для расходных кассовых ордеров, которые оформлены на основании расходных ведомостей, – такие ордера регистрируются после осуществления выплат, указанных в ведомостях.

В случае необходимости в записи, сделанные в данных журналах, можно вносить исправления корректурным способом:

• неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждено подписью бухгалтера с указанием даты исправления.

Все поступления и выдача наличности в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге. Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Если предприятие осуществляет операции с наличной иностранной валютой, то на каждый вид валюты ведется отдельная кассовая книга.

Кассир должен оформить кассовую книгу следующим образом:

1. На титульной странице указать наименование предприятия, идентификационный код согласно ЕГРПОУ.
2. Пронумеровывать листы книги, прошнуровать ее, количество листов заверить подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. На обороте последней страницы кассовой книги сделать надпись «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано… листов». Прошнурованные листы скрепить печатью юридического лица при ее наличии.

Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.

Если записи о количестве приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, то заполняется следующий лист кассовой книги.

Исправления в кассовой книге не допускаются. В случае необходимости, исправления производятся в общем порядке, т.е. в соответствии с нормами Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 р. № 88, и удостоверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера (или на лицо, уполномоченное руководителем предприятия).

Наличные денежные средства, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по окончании сроков этих выплат, а именно по истечении пяти рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «у тому числі на зарплату» указывается сумма по расходным ведомостям, не списанная в расход кассы.

Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Залишок на початок дня») должен быть равен остатку наличных в кассе на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Залишок на кінець дня» за предыдущий день).

Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под роспись в данной книге.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности. Кроме того, книга учета выданной и принятой старшим кассиром наличности применяется также для учета наличности, выданной из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленных сроков, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов.

Применяется для:

• оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов;
• учета ввода объектов основных средств в эксплуатацию (за исключением тех случаев, когда ввод объектов в эксплуатацию в соответствии с действующим законодательством должен оформляться в особом порядке);
• оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой;
• оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию;
• исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемной комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается только при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т. п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на это уполномоченными.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт выписывается в двух экземплярах работником передающего отдела (цеха). Первый экземпляр с подписями получателя и сдающего объект лица передается в бухгалтерию, а второй остается у передающей стороны.

При бесплатной передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, которое передает и принимает основные средства).

При передаче основных средств другому предприятию за плату акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у предприятия, передающего объект основных средств (первый экземпляр прилагается к отчету материально ответственного лица, а второй – к уведомлению на передачу и для акцепта), третий экземпляр передается лицу, принимающему объект основных средств.

Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Если ремонт объекта основных средств осуществляется силами самого предприятия, то акт выписывается в одном экземпляре. В случае привлечения к ремонту, реконструкции или модернизации стороннего предприятия акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, выполняющему ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Акт, подписанный работником цеха (отдела), уполномоченным на приемку основных средств, и представителем цеха (предприятия), осуществившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию предприятия (организации). Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на это уполномоченными. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Данный документ служит основанием для занесения сведений о проведенной реконструкции или модернизации в инвентарную карточку по отремонтированному объекту.

Применяется для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании.

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем предприятия (организации), утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за хранение основных средств, и является основанием для сдачи на склад запчастей, оставшихся в результате их списания, а также материалов, металлолома и т. п.

На основании акта, переданного в бухгалтерию предприятия, в инвентарной карточке и описи инвентарных карточек производится соответствующая запись о выбытии объекта основных средств, а также отметка о выбытии объекта основных средств ставится в документе, открываемом по его местонахождению (инвентарном списке).

Применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией, назначенной руководителем автохозяйства (предприятия) и утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на то уполномоченным. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за хранение основных средств, и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей и металлолома, оставшегося в результате списания.

Расходы по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе "Расчет результатов списания автомобиля (прицепа, полуприцепа)".

Применяется в строительно-монтажных организациях для оформления передачи, установки и пуска строительных машин и последующего их демонтажа и передачи машинопрокатной базе.

Акт составляется в двух экземплярах представителем машинопрокатной базы и строительного участка, которая эксплуатирует строительные машины и механизмы.

Применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании Акта приймання ­ передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (Форма № ОЗ-1), технической и другой документации. В инвентарную карточку учета основных средств вносятся отметки:

• о выбытии объектов основных средств при передаче их другому предприятию (на основании акта типовой формы № ОЗ-1);
• о перемещении внутри предприятия (на основании акта типовой формы № ОЗ-1);
• о списании объекта основных средств вследствие старения или износа (на основании акта типовой формы № ОЗ-3);
• о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации, ремонту объекта (на основании акта типовой формы № ОЗ-2).

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования предыдущую инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Применяется для регистрации инвентарных карточек учета основных средств. Опись составляется в одном экземпляре бухгалтерией в целях контроля за хранением инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств.

Применяется для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной документации. Заполняется на основании данных инвентарных карточек соответствующих групп (видов) основных средств и сверяется с данными синтетического учета основных средств.

На основании итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.

Бланки данных форм на сегодняшний день устарели. В связи с этим предприятия могут самостоятельно разработать необходимую форму таких документов. За основу можно использовать форму Розрахунку амортизації основних засобів (крім інших необоротних матеріальних активів), утвержденную приказом Минфина Украины от 13.09.2016 г. № 818 (см. п.6 Порядка составления типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора, утвержденного приказом Минфина Украины от 13.09.2016 г. № 818).

Применяется для приема в эксплуатацию законченных строительством объектов, которые по классу последствий (ответственности) принадлежат к объектам со средними (СС2) и значительными (СС3) последствиями, а также комплексов (строений), в состав которых входят объекты с разными классами последствий (ответственности).

Акт подписывается заказчиком, генеральным проектировщиком, генеральным подрядчиком или подрядчиком (в случае, если строительные работы выполняются без привлечения субподрядчиков), субподрядчиками, главным архитектором (инженером проекта), инженером технического надзора, страховщиком (если объект застрахован), представителем профсоюзной организации (по решению заказчика для объектов производственного назначения).

Инвентаризационная опись применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т. д.). Инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре комиссией отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется отдельно.

После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается и передается в бухгалтерию.

Применяется в случае, когда комиссия по вопросам проведения консервации основных фондов во главе с руководителем предприятия (председателем исполнительного органа), принимает решение о временном выводе основных фондов из производственного процесса и их консервации.

Применяется для учета изменения запаса инструментов (приспособлений) в раздаточных кладовых на тех предприятиях, где учет ведется по принципу установления постоянного оборотного (обменного) фонда.

Ведомость составляется в двух экземплярах начальником цеха вместе с начальником инструментального или планового отдела при необходимости изменения нормы постоянного запаса инструментов (приспособлений). Один экземпляр ведомости находится в инструментальном отделе, второй – в цехе. На основании данных ведомости вносятся изменения в карточки складского учета материалов (типовая форма № М-12) инструментально-раздаточной кладовой.

Применяется для учета МБП, выданных под расписку работнику или бригадиру (для бригады) из раздаточной кладовой цеха для длительного пользования. Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы.

Для учета инструментов (приспособлений), выданных работнику из кладовой цеха для краткосрочного использования, применяется инструментальная марка, которая при сдаче инструментов кладовщику возвращается работнику. На каждую инструментальную марку, в которой указываются номер инструментальной раздаточной кладовой, номер цеха, табельный номер работника, кладовщик выдает только один инструмент.

Применяется для учета инструментов (приспособлений), переданных на заточку или в ремонт. Используется на тех предприятиях, на которых заточка и ремонт инструментов (приспособлений) производятся в централизованном порядке. Заказ выписывается в двух экземплярах кладовщиком раздаточной кладовой. Один экземпляр остается у кладовщика с распиской исполнителя, второй передается вместе с инструментом в цех выполнения (мастерскую по заточке). После заточки или ремонта инструмента (приспособления) кладовщик делает отметку на своем экземпляре о возврате инструмента (приспособления) и расписывается в экземпляре цеха - исполнителя.

Применяется для оформления поломки и утери инструментов (приспособлений) и других МБП. Составляется в одном экземпляре мастером и начальником цеха (участка) на одного или нескольких работников.

При поломке, порче и утере МБП по вине работника акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в цехе (на участке), а второй направляется в расчетную часть бухгалтерии для удержания в установленном порядке с работника стоимости поломанного, испорченного или утерянного предмета.

При предъявлении работником акта выбытия ему вместо непригодного или утерянного предмета выдается исправный и записывается в карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-2). Акты выбытия затем прилагаются к актам списания (типовые формы № МШ-5 и № МШ-8).

Непригодные к дальнейшему использованию МБП сдаются в специальную кладовую для утилизации на основании и по мере поступления утвержденных актов на списание (типовые формы № МШ-5 и № МШ-8).

Применяется для оформления списания инструментов (приспособлений), ставших непригодными, и обмена их на пригодные на тех предприятиях, где учет ведется по методу обменного (оборотного) фонда. Составляется в одном экземпляре комиссией цеха на основании разовых актов выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-4). Непригодный инструмент по акту сдается в кладовую для утилизации. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и передается на центральный инструментальный склад, который выдает цеху инструменты (приспособления) тех же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карточек.

После выдачи складом инструментов (приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этому акту проводится списание инструментов (приспособлений) со склада, без отражения их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент (приспособление) в порядке обмена по актам в карточке учета раздаточных кладовых не отражается.

Применяется для учета спецодежды, спецобуви и защитных средств, которые выдаются работникам предприятия в индивидуальное пользование по установленным нормам. Карточка ведется в одном экземпляре и хранится у кладовщика цеха (участка).

В случае утери полученных предметов спецодежды, спецобуви или защитных средств в личной карточке в строке утерянного предмета в разделе «Возвращено» делается запись: «Акт выбытия № _____ и дата».

При автоматизированной обработке данных по учету МБП личная карточка не ведется.

Применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и защитных средств работникам предприятий в индивидуальное пользование по установленным нормам. Заполняется в двух экземплярах кладовщиком цеха (отдела, участка) отдельно на выдачу и на возврат спецодежды, спецобуви и защитных средств и оформляется соответствующими подписями. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика цеха (отдела, участка).

Применяется для оформления списания морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования инструментов (приспособлений), спецодежды, спецобуви, защитных средств по окончании срока использования, других МБП и сдачи их в кладовую для утилизации.

Акт составляется в одном экземпляре комиссией на основании разовых актов выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-4). После сдачи списанных предметов в кладовую для утилизации акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды МБП акты на списание составляются отдельно.

Применяется предприятиями, учреждениями и организациями независимо от формы собственности для оформления операций по вводу в хозяйственный оборот и использованию отдельных приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности.

При оформлении ввода в хозяйственный оборот объектов права интеллектуальной собственности акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемной комиссией, назначенной приказом (распоряжением) собственника или руководителя предприятия. Акт заполняется в одном экземпляре на основании технической, научно - технической и другой документации (лицензионный договор, авторский договор, патент и т. п.), подписывается председателем и членами комиссии, лицом, ответственным за прием объекта права интеллектуальной собственности.

В акте отражается основная информация о принятом объекте интеллектуальной собственности, в частности: правовые условия ввода такого объекта в хозяйственный оборот, дата ввода, срок полезного использования объекта, его характеристика, которая содержит подробное описание и порядок использования, особенности и преимущества, указываются основные качественные и количественные показатели объекта права интеллектуальной собственности и др. Оформленный акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом.

Применяется для аналитического учета объектов права интеллектуальной собственности, а также для аналитического учета группы однотипных по назначению и условиям использования объектов, поступивших в одном календарном месяце и одному ответственному за их использование лицу.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов права интеллектуальной собственности, заполняется в одном экземпляре на основании «Акта ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (типовая форма № НА-1). Основанием для отметок в инвентарной карточке о выбытии объекта права интеллектуальной собственности является "Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (типовая форма № НА-3).

Применяется для оформления выбытия объектов права интеллектуальной собственности при их списании (ликвидации). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной приказом (распоряжением) собственника или руководителя предприятия, подписывается председателем и членами комиссии, лицом, которое было ответственным за использование объекта права интеллектуальной собственности, утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом.

Остаточная стоимость, которая приводится в графе 13 акта выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности, определяется по данным бухгалтерского учета на последнее число месяца выбытия такого объекта как разница между первоначальной стоимостью и суммой начисленной амортизации за период полезного использования.

В строке "Правові умови вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності з господарського обороту" указываются причины выбытия (окончание срока действия имущественных прав интеллектуальной собственности, договора на использование имущественных прав интеллектуальной собственности, хранения информации об объектах права интеллектуальной собственности как коммерческой тайны, лицензионного договора; досрочное прекращение лицензионного договора и т. п.).

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, которое было ответственным за использование объекта права интеллектуальной собственности.

Составляется в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объекта права интеллектуальной собственности и по каждому лицу, ответственному за использование таких объектов. В опись включается каждый отдельный объект права интеллектуальной собственности.

При составлении описи лицо, ответственное за использование объектов права интеллектуальной собственности, дает расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы переданы в бухгалтерию и все объекты права интеллектуальной собственности, полученные для использования и хранения, оприходованы, а ликвидированные объекты списаны.

В инвентаризационную опись вписываются и проверяются следующие данные:

• название;
• характеристика;
• первоначальная стоимость;
• сумма износа;
• дата приобретения;
• срок полезного использования.

Инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и ответственным лицом, после чего передается в бухгалтерию.

Отпуск покупателям и бесплатная передача со склада продавца ТМЦ, нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг осуществляется только по доверенности получателя (п. 2 Инструкции № 99).

Доверенность на получение ТМЦ от поставщика доверенному лицу выписывается уполномоченным лицом предприятия, как правило, работником бухгалтерии. Оформляется она в одном экземпляре и выдается под роспись. При этом доверенность на получение ценностей выдается только лицам, работающим на данном предприятии (п.4 Инструкции № 99). Однако в некоторых случаях доверенность может быть выдана лицу, не являющемуся наемным работником, только с разрешения руководителя предприятия и при условии, что предприятие, где работает это лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в том же количестве с этого предприятия.

Если доверенное лицо должно получить необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, их заменяющим, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов или других аналогичных документов.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, однако, не более чем на 10 дней. Если же доверенность выдается на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно­кольцевыми перевозками, то срок ее действия может составлять один календарный месяц.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждой доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей передать работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении ценностей и их сдаче на склад или материально ответственному лицу. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику предприятия, который осуществляет их выписку и регистрацию, не позднее следующего дня по окончании срока действия доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью «Неиспользованная». Лицам, которые не отчитались об использовании доверенности или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился, новая доверенность не выдается.

Доверенности не являются документами строгой отчетности.

При оформлении доверенностей следует помнить, что:

1. Запрещено выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.
2. Для нумерации доверенностей применяется сквозная нумерация в течение года.
3. Перечень ценностей, подлежащих получению по доверенности (графа «Найменування цінностей»), приводится в обязательном порядке с указанием наименования и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск ценностей (наряде, счете, договоре, соглашении). Незаполненные строки прочеркиваются.
4. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, уполномоченными руководителем предприятия, и заверяется печатью при ее наличии. В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем (собственником) самостоятельно.

Отпускать ценности по доверенностям, выданным с нарушением установленного порядка заполнения, запрещается (п.12 Инструкции № 99).

Доверенность выдается после ее регистрации в журнале регистрации.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Об использовании доверенностей или возврате неиспользованных доверенностей в журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности.

ТТН - единый для всех участников транспортного процесса документ, предназначенный для учета ТМЦ по пути их следования, расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы, и является одним из документов, который может использоваться для списания товарно-материальных ценностей, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, который может быть составлен в бумажной и/или электронной форме и должен содержать обязательные реквизиты.

ТТН выписывается заказчиком* (грузоотправителем) в количестве трех экземпляров, каждый их которых заверяется его подписью:

• первый экземпляр остается у заказчика (грузоотправителя);
• второй экземпляр передается водителем (экспедитором) грузополучателю;
• третий экземпляр, заверенные подписью грузополучателя , передаются перевозчику**.

После приема груза согласно ТТН водитель (экспедитор) подписывает все ее экземпляры.

В случаях, когда в ТТН невозможно перечислить все названия груза, подготовленного для перевозки, к ТТН прилагается, как неотъемлемая ее часть, документ произвольной формы с обязательным указанием сведений о грузе.

В таких случаях в ТТН указывается, что к ней прилагается товарный документ в бумажной или электронной форме, без которого ТТН считается недействительной и не может использоваться для расчетов с заказчиком.

Данные формы путевых листов приказом Мининфраструктуры Украины и Минэкономразвития Украины от 10.12.2013 г. № 1005/1454 признаны утратившими силу. При этом, Госстат Украины в своем письме от 23.07.2013 г. № 05.2-8/107 указал, что Департамент автомобильного транспорта Мининфраструктуры Украины считает отмену действия путевого листа грузового автомобиля по форме № 2-ТН нецелесообразной, поскольку данная форма документа удовлетворяет потребности предприятий в учете рабочего времени водителя, расходов и списания топлива (см. также письмо Мининфраструктуры Украины от 20.11.2012 г. № 25/3717-12. Поэтому предприятия, эксплуатирующие автотранспортные средства, имеют право на основании ст.9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (Закон о бухучете) и п.2.7 раздела 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88 (Положения № 88) самостоятельно разработать собственную форму путевого листа, используя его отмененную форму и утвердив ее приказом по предприятию (см. письма ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 и от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Данная форма путевого листа приказом Госстата Украины от 19.03.2013 г. № 95 признана утратившей силу. В тоже время путевой лист является основным документом первичного учета работы автотранспортных средств, подтверждающим расходы, связанные с осуществлением перевозок, и как первичный бухгалтерский документ применяется для бухгалтерского учета соответствующих хозяйственных операций, в том числе списания израсходованного топлива и смазочных материалов. В связи с этим Мининфраструктуры Украины в письме от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13 разъяснил, что «…субъекты хозяйствования могут применять самостоятельно изготовленные бланки первичных документов, в том числе путевых листов, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм, что предусмотрено пунктом 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88…».

Применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей. Записи в журнале выполняются по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно­транспортных документов, приходных ордеров, актов приемки материалов. В журнале также делают отметки о запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.

Графы 6 - 9 журнала заполняются на основании товарно­транспортных накладных, а также товарных накладных поставщика. В графе 10 материально ответственное лицо, приходующее груз на склад, ставит подпись о получении сопроводительных документов поставщиков.

В графе «Примітка» записывают данные об оплате счетов, отказе от акцепта или суммы частичного акцепта и др.

Если при приемке материалов обнаружено расхождение между их фактическим количеством, качеством и данными, заявленными в сопроводительных документах, для оприходования фактически принятых материалов составляется акт о приемке материалов. Эта форма применяется также при приемке материалов, которые прибыли без документов.

Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах приемной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации и утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на это уполномоченным.

После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно­транспортных накладных) передаются: один экземпляр – в бухгалтерию предприятия для учета перемещения (движения) материальных ценностей, а второй – отделу снабжения или юридическому отделу для направления письма – претензии поставщику.

Наличие приемного акта исключает необходимость оформления приходного ордера типовой формы № М-4.

Используются для оформления отпуска материалов, которые систематически расходуются при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательными документами для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборные карты выписываются на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) – потребителю материалов, второй – складу или кладовой цеха (участка). Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик указывает в обоих экземплярах дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно­заборных карт в бухгалтерию осуществляется после использования лимита.

По лимитно­заборной карте ведется также учет материалов, которые не были использованы в производстве (возврат). При этом другие дополнительные документы не составляются.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только с разрешения руководителя предприятия (организации), главного инженера или лиц, на это уполномоченных. При этом выписывается акт­требование (типовая форма № М-10). Изменение лимита осуществляется теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Лимитно - заборные карты предназначены:

• типовая форма № М-8 - для многоразового отпуска одного номенклатурного номера материалов на один месяц;
• типовая форма № М-9 - для четырехразового отпуска лимитируемых материалов, относящихся на один вид расходов (заказа на один месяц и на разнообразные виды расходов (заказов));
• типовая форма № М-28 - для отпуска материалов на строительные объекты. Она ведется на протяжении всего периода строительства и находится у исполнителя работ. Одновременно составляется ежемесячная лимитно­заборная карта по форме № М28а, которая находится на складе;
• типовая форма № М-28 - для учета отпуска материалов строительным объектам с центрального склада или склада участка. Лимитно-заборная карта выписывается на каждый объект на один месяц.

Используется для учета отпуска материалов сверх установленного лимита или при замене материалов и является основанием для списания материалов со склада.

Акт-требование выписывается на один вид материалов и его многоразовый отпуск в пределах лимита в двух экземплярах: один экземпляр – для получателя (цеха, участка и т. п.), второй – для склада. Сдача актов-требований в бухгалтерию осуществляется после выдачи всего требуемого количества материала.

Используется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателям (цеху, участку и т. п.), второй — складу, который потом передается в бухгалтерию.

Ведется на предприятиях (в организациях), которые учитывают материалы по оперативно - бухгалтерскому методу. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Достоверность переноса остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего лица.

Предназначен для отражения характеристики материалов каждого номенклатурного номера непосредственно в местах хранения.

Бланк ярлыка заполняется заведующим складом на каждый номенклатурный номер материальных ценностей. Заполненный всеми необходимыми данными ярлык прикрепляется к месту хранения материальных ценностей и служит для них паспортом.

Используется для контроля за отклонением фактического остатка материалов от установленных норм запаса и для контроля остатков материалов, находящихся без движения.

Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который должен своевременно уведомить отдел снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса и об остатках материалов, находящихся без движения.

Справка заполняется на основании данных складского учета материалов. Критерий для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения предприятия (организации).

Периодичность предоставления сигнальной справки материально ответственным лицом устанавливается непосредственно предприятием исходя из особенностей технологического процесса предприятия и материалоемкости производства.

Приказом о приеме на работу оформляется заключение трудового договора с работником. В приказе указывают:

• фамилию, имя, отчество работника;
• дату приема на работу;
• должность, на которую работник принимается;
• установленный размер заработной платы (тарифную ставку, оклад, надбавку);
• условия приема (временно, с испытательным сроком и т. п.) и другие необходимые сведения.

С оформленным приказом о приеме на работу работника следует ознакомить под роспись.

Заполняется на всех работников, принятых на предприятие на постоянную работу, в том числе по совместительству. Личная карточка заполняется на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе и т. д.

С информацией, отраженной в разделе IV «Призначення і переведення» личной карточки, работника следует ознакомить под роспись.

Является основанием для предоставления отпусков. На основании этого приказа бухгалтер рассчитывает сумму отпускных, а работник отдела кадров делает отметки в разделе V «Відпустки» Особової картки працівника (типовая форма № П-2). В данном разделе указываются вид отпуска, за какой период времени он предоставляется, даты начала и окончания отпуска, а также дата и номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия о предоставлении отпуска работнику.

Приказом оформляется расторжение трудового договора с работником. Основными реквизитами данного документа являются:

• фамилия, имя и отчество работника;
• наименование должности, с которой работник увольняется;
• причина увольнения;
• основания для увольнения (ссылка на статью КЗоТ, на основании которой трудовой договор с работником прекращается).

Приказ об увольнении оформляет ответственный работник отдела кадров на основании заявления работника (при его наличии). Кроме того, основанием для подготовки приказа могут быть соответствующий акт или докладная записка, листок нетрудоспособности, постановление суда, согласие профсоюзного комитета и другие документы (в зависимости от основания для увольнения).

С приказом об увольнении работника следует ознакомить под роспись. При этом копия приказа выдается работнику в день увольнения: в случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа – в обязательном порядке, во всех остальных случаях – по требованию работника (ст.47 КЗоТ).

Отдел кадров на основании приказа об увольнении в Особовій картці працівника (типовая форма № П-2) в строке «Дата і причина звільнення» указывает дату увольнения работника, дату и номер оформления приказа об увольнении, а также причины его увольнения. В свою очередь, бухгалтерия предприятия на основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора производит расчет с работником, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, выполняет соответствующие записи в трудовой книжке.

Расчетно-платежные ведомости применяются для расчета заработной платы работников предприятия. При этом ведомость типовой формы № П-6 используется для начисления заработной платы конкретному работнику, а ведомость по форме № П-7 содержит сводную информацию о сумме заработной платы, начисленной в отчетном месяце всем работникам предприятия. Кроме того, в упомянутых формах производится расчет удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия и могут применяться для расчета заработной платы всем категориям работающих.

Следует отметить, что типовые формы № П-6 и № П-7, в названии которых содержится слово «платежная», на самом деле не являются платежными документами, поскольку не содержат места для подписи работников, подтверждающей получение причитающихся им сумм.

Утвержденные формы этих документов пока не учитывают последних изменений в законодательстве в сфере общеобязательного социального страхования. Обе формы до сих пор содержат отдельные строки, в которых отражаются удержания взносов в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования по временной утрате трудоспособности, а также в Фонд занятости. В то же время отсутствует отдельная строка для отражения сумм удержаний единого социального взноса, введенного с 01.01.2011 г. Поскольку формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом, носят рекомендательный характер, предприятия имеют право вносить в них изменения с учетом специфики деятельности или, как в данном случае, с учетом изменений в действующем законодательстве.

Применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется ежемесячно в одном экземпляре.

Табель представляет собой поименный список работников цеха (отдела, участка и т. п.), заполненный в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Оформляют табель и передают его в бухгалтерию, как правило, за два – три дня до начала расчетного периода для своевременного расчета заработной платы.

На каждого работника в табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй – время работы по совместительству.

Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (типовая форма № П-1) и приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4). В свою очередь отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производятся только на основании других должным образом оформленных документов по учету личного состава. К таким документам относятся приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Использование рабочего времени работником за каждый день отражается в табеле:

• в виде количества отработанных часов в верхней части строки;
• в виде отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени в нижней части строки.

Условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе табеля.

Как указано в самом табеле типовой формы № П-5, эта форма учета использования рабочего времени носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. В свою очередь предприятия могут дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.

1. Записи о выходных днях. Табель по форме № П-5 не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха), а также для праздничных и нерабочих дней. Поэтому в полях напротив таких дней можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными.

Если работник работает в выходные, праздничные дни и для него работа в это время не является обычной (т. е. предусмотренной трудовым договором и графиком работы), то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06).

2. Неполное рабочее время. Для кодировки в табеле работы в режиме неполного рабочего времени (дня, недели) предусмотрены коды:

• «РС» (02) – часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству;
• «НД» (20) – неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).

3. Ненормированный рабочий день. При установлении работнику ненормированного рабочего дня в табеле следует указывать фактическое количество отработанных часов (например, 9 или 10). При этом, учитывая, что перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени (титульный лист типовой формы № П5) не предусматривает специального обозначения для такого режима работы, фактическое количество отработанного времени обозначают кодом «Р» (01).

4. Командировка. Особенностью этого вида рабочего времени является то, что дни нахождения работника в командировке приравниваются к обычному дню работы по графику (например, восьмичасовому). В итоге рабочие дни, на которые приходилась командировка, учитываются как обычные рабочие дни, а выходные дни – как нерабочие. В этом случае день командировки, приходящийся на рабочий день, в табеле отражают так: в нижней строке – «ВД», в верхней – «8». День командировки, приходящийся на выходной день, отражается следующим образом: в нижней строке – «ВД», в верхней – «х» или прочерк.

Если работник направляется в командировку специально для работы в выходной (праздничный, нерабочий) день, в табеле работу в командировке в такой день отмечают кодом «ВД» (07) и проставляют количество часов, отработанных в такой день.

Если работник выезжает в командировку в выходной (праздничный, нерабочий) день, то ему после возвращения из командировки в обязательном порядке предоставляется другой день отдыха. В табеле день отъезда в командировку отмечают кодом «ВД» (07), а предоставленный в последующем отгул – кодом «ІН» (22).

5. Отпуск. Если работник находится в отпуске, то в табеле кодом «В» следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, напротив, не следует учитывать, так как они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются.

6. Временная нетрудоспособность. Поскольку пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из календарных дней, в табеле отмечаются все дни временной нетрудоспособности (в том числе, приходящиеся на выходные и праздничные нерабочие дни).

В табеле для отражения дней временной нетрудоспособности предусмотрено два вида кода:

• «ТН» (26) – оплачиваемая временная нетрудоспособность (подтверждается больничным (листком нетрудоспособности));
• «НН» («27») – не оплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (подтверждается справкой лечебных учреждений).

Дни болезни в период нахождения в командировке или в отпуске можно отразить:

• как временную нетрудоспособность с отметкой «ТН» (26);
• одновременно двумя кодами, например через дробь («ВД/ТН» или «В/ТН»).

7. Невыясненные причины. Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, делают отметку о неявке по невыясненным причинам «НЗ» (28).

Документ предназначен для отчета работником предприятия (налогоплательщиком) об израсходованных им суммах денежных средств, как во время нахождения в командировке, так и при осуществлении других подотчетных операций.

Порядок представления авансового отчета о подотчетных суммах прописан в п.170.9 ст.170 НКУ. Отчет составляется работником – подотчетным лицом (налогоплательщиком) предприятия любой организационно-правовой формы, самозанятого лица. Вместе с отчетом предоставляются оригиналы документов, подтверждающие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, и документы, подтверждающие связь служебной командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

Сроки предоставления (в соответствии с пп.170.9.2 ст.170 НКУ):

1. Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, представляется до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

• а) завершает такую командировку;
• б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу либо зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления отчета.

2. Если во время командировки была получена наличность с применением платежных карточек, то предоставляется отчет и возвращается сумма излишне израсходованных денежных средств до окончания 3 банковского дня после завершения командировки.

3. Если командированным лицом применялась карточка для проведения безналичных расчетов, то срок предоставления отчета не превышает 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин срок предоставления может быть продлен работодателем до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Приказом оформляется направление работника в командировку. Законодательно утвержденной формы приказа нет, поэтому предприятие оформляет его в произвольной форме на отдельном листе формата А4. Приказ о командировке обязательно содержит название предприятия, название документа, номер и дату, подпись руководителя, подпись работника, свидетельствующую о том, что работник ознакомлен с приказом. Помимо этого, в приказе о служебной командировке согласно п.1 раздела II и п.1 раздела III Инструкции № 59* обязательно указывается: цель выезда, задание (при необходимости), пункт назначения (государство или государства (указывается, если работник направляется за границу), город (города), другие населенные пункты, наименование предприятия, куда командируется работник), срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансирования расходов на командировку, а также при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, маршрут поездки в случае командировки на служебном автомобиле, информация о дополнительных ограничениях по суммам и целям использования средств, выданных на командировку, в случае их установления руководителем). Приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем.

Минфин Украины приказом от 04.08.2015 г. № 694 отменил обязательную регистрацию лиц, отбывающих в командировку, в Журнале регистрации командировок, внеся соответствующие изменения в раздел I «Общие положения» Инструкции № 59* и в приложение к Инструкции № 59, исключив его. Таким образом, на сегодняшний день, данная форма является необязательной для учета командировок. Тем не менее, предприятия могут продолжать вести такой журнал, поскольку в нем отражается полная информация о командировках работников предприятий: ФИО и должность работника, направленного в командировку, место командировки, приказ на командировку (дата и номер приказа), а также дата выбытия в командировку и дата прибытия командированного работника к месту работы. При этом, следует иметь в виду, что для коммерческих предприятий, которые в своей деятельности используют отмененную форму командировочного удостоверения, форму Журнала регистрации командировок, приведенную в исключенном приложении к Инструкции № 59, необходимо дополнить специальной графой для указания информации о командировочном удостоверении.

Форма командировочного удостоверения утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, который утратил силу. НКУ не упоминает о необходимости наличия командировочного удостоверения. Также из Инструкции № 59* исключено указание на то, что фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении, о невыплате суточных в случае отсутствия таких отметок, необходимости подачи командировочного удостоверения вместе с отчетом о командировке и др.

Суммы суточных при командировке по Украине и в страны, не требующие разрешения на въезд (визы), определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При командировке в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии разрешения на въезд (визы), сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке) (пп.170.9.1 ст.170 НКУ).

Не запрещается по-прежнему использовать бланк отмененного командировочного удостоверения, проставлять в нем отметки (удостоверенные печатью) о прибытии и выбытии (наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия). При этом, ни отсутствие, ни наличие командировочного удостоверения не влияет на включение (не включение) осуществленных командировочных расходов в налогооблагаемый доход командированного лица.

¹При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов ведения хозяйства государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество - ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам - хранятся до принятия окончательного решения

²Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу - 5 г.

¹ По месту составления, в других организациях - пока существует необходимость

² При отсутствии годовых - пост.

³ При отсутствии годовых - до ликвидации организации

⁴ При отсутствии годовых, квартальных - пост.

⁵ При отсутствии годовых, квартальных - до ликвидации организации

¹ При отсутствии годовых - пост.

² При отсутствии годовых - 10 г.

¹ После завершения выплаты помощи и пенсий

² После передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии)

¹ При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) - 75 г.

¹ См. примечание один к статье 186

¹ При отсутствии годовых - пост.

² При отсутствии годовых - до ликвидации организации

³ При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

⁴ При отсутствии годовых, полугодовых - до ликвидации организации

⁵ При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.

⁶ При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - до ликвидации организации

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ После погашения налогов (задолженности)

² См. примечания к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ Не менее 5 лет

¹ По окончании срока действия договора, соглашения

² См. примечания к статье 186

¹ После увольнения материально ответственного лица

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ С даты, которая определяется в соответствии со статьей 6 Закона Украины "О предотвращении и противодействии легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма"***

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186

¹ По окончании срока действия последнего договора, соглашения

² См. примечания к статье 186

¹ См. примечание один к статье 186