ГФСУ: первичные документы нетиповой и неспециализированной формы могут оформляться с использованием факсимиле, но только при наличии письменного соглашения сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей :: Комментарии к нормативным документам и разъяснениям. Справочная информация

ГФСУ: первичные документы нетиповой и неспециализированной формы могут оформляться с использованием факсимиле, но только при наличии письменного соглашения сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей

Документ

Письмо ГФСУ от 04.05.2016 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14

Комментарий

ГФСУ в письме от 04.05.2016 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14 разъяснила, что использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов по письменному соглашению сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательство Украины, кроме случаев применения первичных документов типовых и специализированных форм, которыми не предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи¹.

¹ Аналогичный вывод сделан в письме ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24762/6/99-95-42-03-15 (см. комментарий к этому документу).

Данный вывод ГФСУ основывается, в частности, на:

части третьей ст.207 ГКУ², согласно которой использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического электронного или другого копирования, электронной подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей;
части второй ст.9 Закона о бухучете³, согласно которой первичные документы должны иметь, в частности, личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненную к собственноручной согласно Закону № 852⁴, или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции;
п.2.5 главы 2 Положения № 88⁵, согласно которому использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

² Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
³ Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
⁴ Закон Украины от 22.05.2003 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».
⁵ Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.

В тоже время ГФСУ приводит нормы Правил № 1000⁶, в соответствии с которыми, факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается (п.12 раздела II главы 7). Наряду с этим ГФСУ ссылаясь на письмо Минюста Украины от 26.12.2008 г. № 758-0-2-08-19 указывает на то, что при расхождении между общим и специальным нормативно-правовым актом, преимущество отдается специальному, если он не отменен изданным позже общим актом.

⁶ Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5.

В заключение авторы комментируемого письма подчеркнули, что вопрос факсимильного воспроизведения подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых и других бухгалтерских документах, не связанных с исчислением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств не относится к компетенции органов ГФСУ.