Документ

Наказ Мін’юсту України від 30.12.2020 р. № 4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання»

Коментар

Мін’юст України наказом від 30.12.2020 р. № 4555/5 (Наказ № 4555/5) затвердив Порядок приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання (Порядок № 4555/5), у додатках до якого наведено форми:

• Реєстру файлів архівних електронних справ (додаток 1);
• Журналу реєстрації відхилених електронних документів під час їх приймання на постійне зберігання (додаток 2);
• Акту про приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання (додаток 3);
• Акту про приймання-передавання архівних електронних документів на зберігання до Центрального державного електронного архіву України (додаток 4).

Порядок № 4555/5 встановлює загальні вимоги щодо приймання-передавання електронних документів¹, внесених до Національного архівного фонду (НАФ), на постійне зберігання до архівів від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування (юридичні особи), що є джерелами комплектування архівів відповідно до Закону № 3814² та Правил № 656/5³. Його застосовують для приймання-передавання на зберігання до архівів документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб – джерел комплектування архівів у разі ліквідації цих юридичних осіб (п.1 розділу І Порядку № 4555/5).

¹ Тлумачення поняття «електронний документ» наведено у ст.5 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

² Закон України від 24.12.93 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

³ Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін’юсту України від 08.04.2013 р. № 656/5.

Підготовка електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється юридичними особами відповідно до вимог Порядку № 1886/5⁴ (п.3 розділу І Порядку № 4555/5).

⁴ Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту України від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Приймання електронних документів НАФ до архіву здійснюється після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел комплектування архіву, визначених п.3.9 глави 3 розділу II Правил № 656/5, а дострокове та невідкладне приймання електронних документів НАФ на постійне зберігання здійснюється у порядку, визначеному п.3.10 глави 3 розділу II Правил № 656/5 (п.4-5 розділу І Порядку № 4555/5).

Приймання електронних документів НАФ до архіву від юридичних осіб – джерел комплектування архіву проводять щорічно за графіком, затвердженим архівом за погодженням із юридичною особою (п.6 розділу І Порядку № 4555/5).

Детальна процедура приймання-передавання архівних електронних справ, включаючи технічну перевірку електронних документів прописано у розділах IV, V та VІ Порядку № 4555/5.

Наказ № 4555/5 набрав чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування, – 13 січня 2021 року (п.3 Наказу № 4555/5).⁵

⁵ Наказ № 4555/5 офіційно опубліковано в «Офіційному віснику України» от 12.01.2021 р. № 3. З текстом цього Наказу можна ознайомитись на офіційному вебпорталі парламенту України за адресою: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1317-20#Text.