Документ
Коментар
ДПС в індивідуальній податковій консультації від 14.04.2021 р. № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06, відповідаючи на запитання, чи можливо при складанні Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт) використовувати простий електронний підпис або це має бути виключно кваліфікований електронний підпис, а також чи підписання авансового звіту електронним підписом не передбачається діючим законодавством взагалі, і потрібно використовувати виключно паперову форму авансового звіту з власноручним підписом підзвітної особи, зазначила наступне.
Працівник, що був у відрядженні або отримав кошти під звіт, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем закінчення такого відрядження або здійснення дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт, зобовязаний подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (пп.170.9.2 ст.170 ПКУ1).
1 Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
При цьому з метою оподаткування фізична особа - працівник має надати роботодавцю - податковому агенту підтвердні документи, передбачені п.170.9 ст.170 ПКУ, що засвідчують вартість витрат на відрядження або під звіт та їх зв'язок з господарською діяльністю роботодавця.
Форма Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – Порядок № 841).
Згідно із п.6 Порядку № 841 Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.
Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
Нагадавши основні положення організації електронного документообігу із застосуванням електронних підписів, ДПС зазначила, що оскільки положеннями Порядку № 841 не передбачено складання та надання платником податку Звіту в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису, то такий Звіт подається у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених ПКУ та Порядком № 841.