Документ

Лист Мінфіну України від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109

Коментар

Мінфін України в листі від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109 нагадав, що для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом про бухоблік¹ та Положенням № 88². Надання роз’яснень щодо застосування ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (набрав чинності 1 вересня 2021 року) до повноважень Мінфіну України не належить.

¹ Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

² Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.

Нагадаємо, згідно з Законом про бухоблік та Положенням № 88 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;
• назва документа (форми);
• дата складання, зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції³.

³ Див. коментар до наказу Мінфіну України від 09.07.2021 р. № 385 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку», яким було внесено зміни до Положення № 88.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Щодо ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» надали роз’яснення фахівці Мін’юсту⁴, зокрема, звернувши увагу на таке:

• встановлено чітку послідовність реквізитів поштової адреси юридичної особи: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс;
• передбачено зазначення у довідкових даних двох адрес: юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для листування), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу;
• вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з КОАТУУ⁵. Наприклад: м. Дніпро; смт Гостомель Київської області; с-ще Степове; Фастівського району Київської області; с. Березівка Макарівського району Київської області. У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують;
• реквізит «підпис» у документі має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи наразі не використовуються.

⁴ Йдеться про повідомлення Південно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Дніпро), що розміщено на офіційному вебсайті цього органу.

⁵ Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 26.11.2020 р. № 290, у редакції наказу Міністерства розвитку громад та територій України від 12.01.2021 р. № 3).