Документ

Наказ Мінюсту України від 21.04.2022 р. № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»

Коментар

Мінюст України наказом від 21.04.2022 р. № 1581/5¹ (Наказ № 1581/5) оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (Правила № 1000/5).

¹ Щодо цього наказу див. також інформацію, яку розміщено на офіційному вебпорталі ГУ ДПС у Полтавський області.

Розглянемо найголовніші зміни.

1. Відповідно до нової редакції абзацу першого п.7 розділу І Правил № 1000/5 організація діловодства в установі² покладається на службу діловодства. Раніше цією нормою було визначено, що організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо.

² Тут і далі йдеться про підприємства, установи, організації, державні органи та органи місцевого самоврядування.

Водночас службою діловодства є структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби (внесено зміни до п.2 розділу І Правил № 1000/5).

2. Встановлено, що служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи (абзац третій п.7 розділу І Правил № 1000/5 викладено в новій редакції).

3. Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Мінекономіки України від 12.03.2021 р. № 526 (внесено зміни до п.2 глави 1 розділу ІІ Правил № 1000/5). До внесення змін перелік класів управлінських документів визначався Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Держстандарту України від 31.12.98 р. № 1024, який втратив чинність.

4. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020», прийнятого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 (п.11 глави 1 розділу ІІ Правил № 1000/5 викладено у новій редакції).

5. Відповідно до нової редакції п.1 глави 2 розділу ІІ Правил № 1000/5 організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020.

6. Розділ ІІ Правил № 1000/5 доповнено новою главою 4 «Найменування установи», відповідно до якої, зокрема, найменування установи – автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

7. Відповідно до змін, що внесені до п.1 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5 обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи). Дату оформляють відповідно до п.32 розділу II Типової інструкції № 55³ (дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.05.2022).

³ Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55.

8. Пункт 5 глави 7 розділу ІІ Правил № 1000/5 доповнено новою нормою, відповідно до якої у разі, коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження оформляється відповідно до п.37 розділу II Типової інструкції № 55.

9. Згідно з новою редакцією п.4, 5 і 6 глави 8 розділу ІІ Правил № 1000/5 у разі:

• надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії. Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до п.36 розділу II Типової інструкції № 55 та інструкції з діловодства установи;
• коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб;
• підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).

10. Пункт 7 глави 6 розділу ІІ Правил № 1000/5 доповнено новими нормами, згідно з якими проекти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

11. Новою редакцією п.8 глави 11 розділу ІІ Правил № 1000/5 встановлено, що копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

12. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного і того самого документа в електронній і паперовій формі (п.2 глави 1 розділу ІІІ Правил № 1000/5 викладено у новій редакції).

13. Встановлено, що вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється (п.3 глави 2 розділу V Правил № 1000/5 доповнено новою нормою).

14. Відповідно до нової редакції першого речення п.8 глави 3 розділу V Правил № 1000/5 якщо до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), включено 100 справ, а також документи «Для службового користування», такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом.

15. Внесено також зміни до більшості додатків до Правил № 1000/5.

Наказ № 1581/5 набрав чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування, – 27 квітня 2022 року (п.3 Наказу № 1581/5)⁴.

⁴ Наказ № 1581/5 офіційно опубліковано в «Офіційному віснику України» від 26.04.2022 р. № 32.