Документ
Коментар
Мінфін України наказом від 17.10.2023 р. № 5601 (Наказ № 560) вніс зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59, в редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362 (Інструкція № 59).
1 Із врахуванням змін і доповнень, внесених наказом Мінфіну України від 31.10.2023 р. № 608 «Про внесення змін до Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон».
Серед найбільш значних змін слід виокремити наступні.
1. Загальні положення.
Новою редакцією п.4 розділу І Інструкції № 59 розширено перелік осіб, яким аванс може видаватися готівкою. Відтепер це:
Відповідно до змін, внесених до п.14 розділу І Інструкції № 59, у разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі.
Підтвердним документом вважається електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Відповідно до нового п.17 розділу І Інструкції № 59 Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу Мінфіну України від 09.05.2023 р. № 239) разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат.
Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження, водночас необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.
2. Порядок відрядження в межах України.
Відповідно до змін, внесених до п.4 розділу ІІ Інструкції № 59, фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання, довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження, службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником, та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні).
Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні. У разі відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються (аналогічні зміни внесено і до п.16 розділу ІІІ Інструкції № 59 щодо відряджень за кордон).
Новою редакцією п.11 розділу ІІ Інструкції № 59 передбачено, що у разі отримання авансу на службове відрядження готівкою, відряджений працівник подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) (аналогічні зміни внесено і до п.17 розділу III Інструкції № 59 щодо відряджень за кордон).
Пункт 12 розділу ІІ Інструкції № 59 доповнено нормами, відповідно до яких за наявності непередбачуваних до відрядження обставин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, відміна авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з не залежних від відрядженого працівника причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені працівником на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).
Керівники підприємств особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат, понесених на оплату вартості такого квитка за наявності підтвердних документів та підтверджених відомостей.
Міністри та керівники інших центральних органів виконавчої влади приймають рішення щодо відшкодування своїх витрат, без звернення за відповідним дозволом до Першого віце-прем'єр-міністра або віце-прем'єр-міністра у разі, якщо відрядження здійснювалося за рахунок міністерства або іншого центрального органу виконавчої влади (аналогічні зміни внесено до п.11 розділу III Інструкції № 59 щодо відряджень за кордон).
3. Порядок відрядження за кордон.
Відтепер при відрядженні за кордон в наказі керівника зазначаються, серед іншого, вид транспорту, маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі або за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником тощо (внесено зміни до п.1 розділу III Інструкції № 59).
Уточнено, що у разі відрядження працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу (зміни внесено до пп.«б» пп.16.1. п.16 розділу ІІІ Інструкції № 59). Відповідно до змін, внесених до пп.16.2 п.16 розділу ІІІ Інструкції № 59, добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).
Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).
У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
День прибуття в Україну (перетину кордону) – за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника
Наказ № 560 набрав чинності з дня його офіційного опублікування – 7 листопада 2023 р. (п.3 Наказу № 560)2.
2 Наказ № 560 офіційно опубліковано в «Офіційному віснику України» від 07.11.2023 р. № 89.