Документ

Наказ Мін’юсту України від 04.01.2024 р. № 40/5 «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5»

Коментар

Мін’юст України наказом від 04.01.2024 р. № 40/5¹ (Наказ № 40/5) вніс зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів², затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 (Перелік № 578/5).

¹ Щодо цього Наказу див. також інформаційне повідомлення від 9 січня 2024 року, розміщене на офіційному вебпорталі Державної архівної служби України.

² Після внесення змін Наказом № 40/5 цей документ називається «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів».

Розглянемо найголовніші зміни.

1. Абзац другий п.1.4 розділу І Переліку № 578/5 викладено у новій редакції, згідно з якою строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин. Попередньою редакцією цієї норми було передбачено, що цей Перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями (тобто не був обов’язковим для використання зазначеними особами).

2. Строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб – підприємців встановлюється відповідно до ПКУ³ та становить 3 роки (п.1.4 розділу І Переліку № 578/5 доповнено новою нормою (абзацом третім)). До внесення змін Перелік № 578/5 не містив вимог щодо строків зберігання зазначених документів та інформації фізичними особами – підприємцями.

³ Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

3. Відповідно до нової норми п.2.10 розділу ІІ Переліку № 578/5 строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.

4. Збільшено строки зберігання деяких документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності суб’єктів господарювання (з 1 або 3 років до 5 років). Для деяких з них встановлено застереження (примітки) такого змісту:

• документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе;
• документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);
• документи та інформація, на які поширюються вимоги ст.39 та 39² ПКУ, зберігаються не менше 7 років.

Наказ № 40/5 набрав чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування, – 10 лютого 2024 р. (п.4 Наказу № 40/5)⁴.

⁴ Наказ № 40/5 офіційно опубліковано в «Офіційному віснику України» від 09.02.2024 р. № 12.