Документ

Лист ДПС України від 05.09.2025 р. № 969/2/99-00-24-01-03-02

Коментар

ДПС України в листі від 05.09.2025 р. № 969/2/99-00-24-01-03-02 надала роз’яснення щодо термінів повернення працівником невитрачених коштів з відрядження в касу/рахунок підприємства. Також податківці надали відповіді на запитання, що саме мається на увазі під формулюванням «за наявності надміру витрачених коштів» у п.3 Порядку № 841¹, чи йдеться про невикористаний залишок авансу, який підлягає поверненню в касу або на рахунок підприємства.

¹ Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841, у редакції наказу Мінфіну України від 09.05.2023 р. № 239.

Відповідно до п.3 Порядку № 841 реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку суми фактичних витрат коштів/електронних грошей на відрядження або для виконання окремих цивільно-правових дій, зазначаються у таблиці на зворотному боці Звіту. За наявності надміру витрачених коштів/електронних грошей така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку/небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні Звіту, а для випадків, коли Звіт не подається, – до граничного строку, зазначеного у п.2 Порядку № 841.

Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, визначено п.170.9 ст.170 ПКУ², відповідно до пп.170.9.3 якого документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп.170.9.1 ст.170 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

² Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

ДПС України в листі зазначила, що основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція № 59³.

³ Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59, в редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362.

Дія Інструкції № 59 є обов'язковою для: державних установ; підприємств та організацій, що фінансуються з бюджету. Інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до абзацу першого п.11 розділу II Інструкції № 59 відряджений працівник перед від'їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (абзац другий п.11 розділу II Інструкції № 59).

Водночас ДПС України у листі зазначила, що надміру витраченими у відрядженні коштами є кошти, отримані працівником на відрядження чи під звіт, не повернені в установлений строк.

Отже, ДПС України в листі дійшла висновку, що працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, невикористані кошти у відрядженні мають повернути у строки, визначені Інструкцією № 59.