Документ
Коментар
Мін’юст України наказом від 16.03.2026 р. № 667/51 (Наказ № 667/5) вніс зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (Правила № 1000/5).
Розглянемо головні нововведення.
1. Встановлено, що відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша копії службового документа (п.8 глави 11 розділу ІІ Правил № 1000/5 доповнено новим абзацом).
2. Відповідно до нової редакції абзацу четвертого п.8 глави 2 розділу V Правил № 1000/5 за результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву установи2, зокрема, на підставі номенклатур справ формуються акти про вилучення3 відповідно до порядку та форми, визначених у п.1 глави 3 розділу V Правил № 1000/5 (відповідно до попередньої редакції – на підставі номенклатур справ формуються переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення).
2 Тут і далі йдеться про підприємства, установи та організації незалежно від форм власності (див. п.1 розділу І Правил № 1000/5).
3 Тут і далі йдеться про Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (форму наведено у додатку 15 до Правил № 1000/5).
3. Згідно з новою редакцією п.5 глави 3 розділу V Правил № 1000/5 у разі внесення до акта про вилучення первинної фінансової та бухгалтерської документації, пов’язаної з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, установа додає до нього довідку.
У довідці зазначаються відомості, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК)4 державної архівної установи (архівного відділу міської ради) в установі:
4 Йдеться про експертно-перевірну комісію та експертну комісію відповідно.
5 Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Довідка підписується керівником установи, головним бухгалтером, юристом (за наявності) та скріплюється печаткою установи (за наявності).
4. Встановлено, що фонд користування може створюватися у вигляді цифрових та/або аналогових копій документів у паперовій формі, а також кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, придатних для подальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду користування здійснюється в облікових документах довільної форми (п.3 глави 9 розділу VIII Правил № 1000/5 викладено у новій редакції).
5. Правила № 1000/5 доповнено новим розділом XVI «Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду», яким зокрема, передбачено, що порядок організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і час демобілізації після закінчення воєнних дій визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням інших актів законодавства України.6
6 Підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду визначена Порядком забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затвердженим наказом Мін’юсту України від 17.10.2019 р. № 3194/5.
Також визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту України від 07.09.2015 р. № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції» (п.2 Наказу № 667/5).
Наказ № 667/5 набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування (п.4 Наказу № 667/5).7
7 На дату виходу огляду законодавства Наказ № 667/5 офіційно не опубліковано.