Документ

Наказ Мінекономіки України від 26.03.2026 р. № 4408 «Про внесення змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21»

Коментар

Мінекономіки України наказом від 26.03.2026 р. № 4408 (Наказ № 4408) внесло зміни до Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці¹, затвердженого наказом Мінекономіки України від 28.10.2021 р. № 839-21 (Порядок № 839-21).

¹ Це назва Порядку до внесення змін, нова його назва з урахуванням змін – Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин.

Зокрема, у новій редакції викладено абзац перший п.1 Порядку № 839-21, згідно з якою цей Порядок регулює використання електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці, і є обов’язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про його впровадження. Рішення про перехід на електронний документообіг оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця.

До того ж п.4 Порядку № 839-21 встановлено, що у разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та ведення яких передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити:

• строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених законодавством про працю, зокрема про охорону праці, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
• можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена законодавством про працю, зокрема про охорону праці;
• надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці, гігієни праці, здійснення державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, та його територіальних органів² у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

² Йдеться про Держпраці України та її територіальні органи.

Відповідно до п.3 Порядку № 839-21 одночасно з прийняттям зазначеного вище рішення про перехід на електронний документообіг роботодавець зобов’язаний затвердити:

• перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі (далі – Перелік);
• порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

Важливо! Виконання положень Порядку № 839-21 є обов’язковим для роботодавця тільки після того, як він прийме рішення (видасть наказ, розпорядження) про перехід на електронний документообіг у сфері трудових відносин.

Наказ № 4408 набрав чинності з дня його офіційного опублікування – 1 травня 2026 р. (п.4 Наказу № 4408).³

³ Наказ № 4408 офіційно опубліковано в «Офіційному віснику України» від 01.05.2026 р. № 36.