Документ
Коментар
ГУ ПФУ в Черкаській області в інформаційному повідомленні1 надало відповіді на запитання щодо електронної трудової книжки (далі – ЕТК)2.
1 За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитися на інформаційній сторінці вебпорталу ГУ ПФУ в Черкаській області.
2 Див. також коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ у Чернівецькій області від 21 травня 2026 р., в якому надано відповіді на інші запитання щодо електронної трудової книжки.
1. Чи залишається дійсною паперова трудова книжка після переходу на електронний формат?
Паперова трудова книжка після оцифрування залишається дійсною, але стає додатковим документом, що зберігається у працівника.
2. Як роботодавець може перевірити загальний список працівників, у яких трудова книжка оцифрована або подана на оцифрування?
Для цього необхідно:
При цьому ГУ ПФУ в Черкаській області радить звернути увагу на коментарі, в яких зазначено, чи всі періоди трудової діяльності оцифровані та зараховані. Оцифрування відомостей не означає, що період автоматично буде зараховано до страхового стажу.
3. Чому період роботи може не бути зараховано до страхового стажу після оцифрування?
Серед найпоширеніших причин – якість скан-копій трудової книжки, де неможливо побачити цифру чи букву, неправильно оформлена паперова трудова книжка та відсутність довідок, які уточнюють інформацію.
4. Які ще документи потрібно відсканувати та подати на вебпортал електронних послуг ПФУ разом із трудовою книжкою?
Зарахування до страхового стажу окремих періодів відбувається не за інформацією з трудової книжки, а за іншими документами. Із-поміж них:
Під час подання згаданих документів на вебпортал електронних послуг ПФУ необхідно правильно обрати з випадаючого списку, який саме документ прикріплюється.
5. Чи буде продовжено термін подання скан-копій трудової книжки для оцифрування?
Якщо скан-копія трудової книжки у визначений період не буде подана для оцифрування, це не призведе до втрати стажу. Періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 р. зараховуються до страхового стажу згідно з записами у паперовій трудовій книжці. Коли людина звернеться до сервісного центру Пенсійного фонду для оформлення пенсії чи соціальної допомоги, паперову книжку буде оцифровано, а відомості – додані до ЕТК.
6. Чи потрібно подавати скан-копію трудової книжки пенсіонера, який працює?
Фахівці ПФУ оцифрували трудові книжки автоматично тим громадянам, яким пенсію призначали після 2021 р., оскільки саме тоді запроваджено перехід на облік трудової діяльності в електронній формі. Цим пенсіонерам не потрібно знову подавати скан-копії трудових книжок на вебпортал електронних послуг ПФУ. Якщо пенсіонер продовжує працювати, то актуальні відомості про його трудову діяльність надходять до Реєстру застрахованих осіб за даними звітності роботодавця про сплату ЄСВ.
Якщо пенсію призначено до 2021 р. і пенсіонер зараз працює, рекомендовано подати трудову книжку для оцифрування.
7. Що робити, якщо після оцифрування трудової книжки в електронному кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ виявлені неточності?
ГУ ПФУ в Черкаській області радить кожному, хто подав свою трудову книжку для оцифрування, увійти на вебпортал електронних послуг ПФУ та перевірити, чи правильно перенесені відомості в електронний формат. Наприклад, якщо в назві організації виявлена помилка, під час призначення пенсії можуть виникнути додаткові запитання. Можливо, необхідно буде надати довідку для підтвердження місця роботи тощо.
Звернутися можна особисто – в сервісний центр Пенсійного фонду чи дистанційно – написавши на вебпорталі Фонду відповідне звернення.
8 Як подати скан-копії трудової книжки, перебуваючи за кордоном?
Перебуваючи за кордоном, можна подати трудову книжку через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для авторизації необхідно використовувати тільки ключ кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП), адже ним слід підписати надані документи. Докладна відеоінструкція розміщена за посиланням: https://youtu.be/F9Ecj4CGuxo?si=d629JUAvvfnIaTza.
9. Чи можна подати скан-копії трудової книжки жінки, яка перебуває у відпустці для догляду дитини?
Це має зробити жінка самостійно зі своїм ключем КЕП. Її роботодавцю технічної можливості не надано, оскільки він не подає за цю працівницю звіт про сплату ЄСВ.
10. Чи буде помилкою зберігати паперові трудові книжки в організації?
Чинним законодавством передбачено, що працівник може зберігати трудову книжку в себе. Також за його бажанням кадрова служба може вносити інформацію до паперової трудової книжки та видавати під підпис працівнику знову. Паперову трудову книжку можна вести паралельно з електронною.
11. Коли трудова книжка вважається оцифрованою: після статусу «Виконано» чи тільки після повідомлення «Ваші документи оцифровано»?
Статус «Виконано» означає, що трудова книжка оцифрована. Тоді фахівці ПФУ радять перевірити, чи зараховані всі періоди до страхового стажу. Якщо ні, то слід переглянути коментарі працівників ПФУ зі вказаною причиною незарахування та усунути неточності.
12. Де побачити після оцифрування трудової книжки, чи всі періоди зараховані до стажу?
Результат оцифрування трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами, та наданих застрахованою особою для оцифрування до ПФУ, відобразить вкладка «Відцифрована ЕТК» розділу «Дані ЕТК» в меню «Електронна трудова книжка» особистого кабінету користувача вебпорталу.
Довідково! Відповідно до Закону № 12173 паперові трудові книжки мають бути оцифровані до 10 червня 2026 р.
3 Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (див. також коментар до цього Закону).