Документ
Коментар
Східне міжрегіональне управління Держпраці України в інформаційному повідомленні1 зазначило, що питання укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за кордоном, є особливо актуальним в умовах воєнного стану та масового використання електронного документообігу. Чинне законодавство України дозволяє оформити такі трудові відносини дистанційно, у тому числі шляхом укладення трудового договору в електронній формі2.
1 За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитися на офіційному вебсайті Східного міжрегіонального управління Держпраці України.
2 Законодавчі зміни щодо запровадження дистанційної роботи див. у коментарі до Закону України від 04.02.2021 р. № 1213-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу».
Відповідно до п.61 частини першої ст.24 КЗпП3 трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а при укладенні трудового договору про дистанційну роботу письмова форма є обов’язковою.
3 Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
Відповідно до частини першої ст.2 Закону № 21364 у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Це означає, що роботодавець та працівник можуть укласти трудовий договір у формі електронного документа з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Особливістю ситуації, коли працівник перебуває за межами України, є те, що особиста присутність працівника для підписання документів не вимагається, якщо сторони погодили використання електронної комунікації та електронного підпису. При цьому працівник може виконувати дистанційну роботу з території іншої держави за умови, що трудові відносини регулюються законодавством України, а роботодавець зареєстрований в Україні.
При оформленні трудових відносин із дистанційними працівниками доцільно використовувати Типову форму трудового договору про дистанційну роботу, затверджену Наказом № 913-215 (далі – типова форма).
5 Наказ Мінекономіки України від 05.05.2021 р. № 913-21 «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу» (див. також коментар до цього Наказу).
Алгоритм укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за межами України, може виглядати таким чином.
1. Підготовка проєкту трудового договору.
Після досягнення попередньої домовленості щодо працевлаштування роботодавець готує текст трудового договору в електронному вигляді (у форматі «PDF», «DOCX» тощо) із використанням типової форми.
У такому договорі доцільно окремо передбачити:
При цьому слід пам’ятати, що умови договору не можуть погіршувати становище працівника порівняно із законодавством України про працю. Відповідно до ст.9 КЗпП забороняється примушення працівника до укладення трудового договору, щодо умов якого не досягнуто взаємної згоди.
2. Узгодження способу електронного документообігу.
Роботодавцю та працівнику необхідно погодити порядок електронної взаємодії6, зокрема:
6 Щодо електронного документообігу у трудових відносинах див. коментар до наказу Мінекономіки України від 26.03.2026 р. № 4408, яким внесено зміни до Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, затвердженого наказом Мінекономіки України від 28.10.2021 р. № 839-21.
Працівник, який перебуває за кордоном, також може використовувати український КЕП за умови наявності чинного сертифіката електронного підпису та доступу до відповідного сервісу.
Окремо слід врахувати положення частини другої ст.7 Закону № 2136, відповідно до яких у період воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
3. Підписання трудового договору.
Після погодження остаточного тексту договору:
Підписання може здійснюватися через сервіси електронного документообігу або засобами порталу Дія (застосунку Дія).
Після накладення електронних підписів обох сторін трудовий договір вважається укладеним у належній письмовій формі.
4. Видання наказу про прийняття на роботу.
Після укладення трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу. Працівника необхідно ознайомити з наказом у погоджений сторонами електронний спосіб.
5. Повідомлення органу ДПС про прийняття працівника.
До початку роботи працівника роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття працівника на роботу7 до органів ДПС у загальному порядку.
7 Йдеться про Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту (форму наведено у додатку 1 до постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413, у редакції постанови КМУ від 21.02.2025 р. № 184; див. також коментар до цієї Постанови).
6. Зберігання документів.
Кожна сторона повинна зберігати власний примірник електронного трудового договору та підтвердження накладення електронних підписів. Роботодавець забезпечує належне зберігання кадрових документів відповідно до вимог законодавства.
Додатково варто врахувати, що якщо працівник постійно перебуває за кордоном, роботодавцю доцільно звернути увагу також на можливі податкові та міграційні особливості держави перебування працівника, зокрема щодо легальності виконання роботи на території іншої країни та можливого виникнення податкових зобов’язань.
Довідково! Додаткову інформацію щодо створення електронних документів та використання електронного підпису можна отримати у базі знань порталу Дія.