Документ

Інформаційне повідомлення ГУ ДПС у Тернопільській області

Коментар

ГУ ДПС у Тернопільській області в інформаційному повідомленні¹ нагадало про головні правила підтвердження витрат, понесених у відрядженні.

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитися на офіційному вебпорталі ГУ ДПС у Тернопільській області.

Працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, зобов’язаний подати до бухгалтерії свого підприємства Звіт про використання коштів² разом із документами, що підтверджують понесені витрати, а також повернути невикористаний залишок коштів у встановлені законодавством строки.

² Тут і далі йдеться про Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841, у редакції наказу Мінфіну України від 09.05.2023 р. № 239).

Підтвердними документами можуть бути касові чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції та інші документи, створені РРО/ПРРО або оформлені відповідно до вимог законодавства у паперовому чи електронному вигляді.

Для відряджень в Україні³ такі документи повинні відповідати вимогам:

• Закону України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»;
• Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI;
• Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59, у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362.

³ Для закордонних відряджень документи оформлюються відповідно до законодавства країни перебування.

Якщо під час відрядження працівник оплачував витрати платіжною карткою, їх підтвердженням можуть бути банківські виписки або інформація з рахунку, що містить передбачені законом дані про проведену операцію.

Електронний документ, відображений у візуальній формі та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи й електронні довірчі послуги, є належним підтвердним документом.

Якщо розрахунковий документ можна перевірити за його реквізитами або інформація про нього зберігається на серверах ДПС, підзвітна особа має право подати до Звіту про використання коштів його візуалізовану версію. Такий документ вважається оригіналом, а не копією. Водночас візуалізований електронний розрахунковий документ, створений відповідно до законодавства та засвідчений кваліфікованим електронним підписом (КЕП), також не є копією. Подавати до Звіту про використання коштів звичайні копії розрахункових документів підзвітна особа не має права.