Документ

Інформаційне повідомлення НАДС

Коментар

НАДС в інформаційному повідомленні від 13 квітня 2023 року¹ розглянуло найактуальніші питання щодо розроблення посадових інструкцій держслужбовців категорій «Б» та «В». З 30 березня 2023 р. набрав чинності оновлений Порядок розроблення посадових інструкцій держслужбовців категорій «Б» та «В», затверджений наказом НАДС від 25.11.2022 р. № 123-22 (див. коментар) (Порядок № 123-22).

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на офіційному вебпорталі НАДС.

1. Чи потрібно оновлювати діючі посадові інструкції у зв’язку зі зміною форми?

Безпосередньо Порядком № 123-22 не передбачено обов'язку перезатвердження усіх існуючих посадових інструкцій для приведення їх у відповідність до зміненої форми. А оновлену форму посадових інструкцій, а також положення Порядку№ 123-22 потрібно застосовувати з 30.03.2023 р.

Водночас перегляд посадових інструкцій обов'язково здійснюється не рідше ніж один раз на три роки. Також їх перегляд необхідно здійснювати у випадках, передбачених п.1 розділу IV Порядку № 123-22.

До того ж із зазначеного питання НАДС було підготовлено роз’яснення від 13.03.2023 р. № 162-р/з «Щодо оновлення форми посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В».

2. Чи потрібно документально оформлювати рішення про перегляд посадових інструкцій?

Ні, не потрібно. Порядком № 123-22 не передбачено обов’язок видання розпорядчого документа для перегляду посадових інструкцій держслужбовців.

3. Чи необхідно передбачити в посадовій інструкції покладання виконання посадових обов'язків на іншого держслужбовця?

Посадові обов’язки – перелік дій, що виконуються за посадою держслужби для реалізації завдань і функцій, покладених на структурний підрозділ чи державний орган в цілому (п.2 розділу І Порядку № 123-22). Тому у посадовій інструкції НАДС не рекомендує зазначати про покладання обов’язків тимчасово відсутнього держслужбовця на іншого держслужбовця.

Зазначене, на думку НАДС, доцільно передбачити в окремому рішенні керівника держслужби, у якому буде враховано поточну ситуацію в державному органі (фактичну наявність працівників, їх завантаженість тощо) та положення частини третьої ст.52 Закону про держслужбу².

² Закон України від 10.12.2015 р. № 889-VIII «Про державну службу».

4. Чи встановлена мінімальна кількість посадових обов’язків, які повинні бути зазначені в посадовій інструкції? Якщо у держслужбовця 10 і більше посадових обов’язків – як правильно їх прописати в посадовій інструкції?

У розділі посадової інструкції «Основні посадові обов’язки» зазначаються до десяти посадових обов'язків, які мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та державного органу, меті посади та включати типові види діяльності, що мають виконуватися на посаді та вирізняють її серед інших посад у структурному підрозділі або державному органі в цілому, якщо інше не передбачено законодавством (пп.3 п.4 розділу ІІІ Порядку № 123-22). Посадові обов’язки рекомендується викладати чітко, лаконічно, зрозуміло та однозначно.

Якщо при визначенні змісту виконуваної за посадою роботи виявлено більше десяти основних дій, рекомендується додатково їх переглянути, згрупувавши відповідно до тих завдань, функції та відповідальності, які будуть делеговані держслужбовцю на цій посаді. При цьому слід зважати на кількість, складність, типову тривалість виконання певних дій та інші фактори для належного розподілу обсягу роботи в межах робочого часу між держслужбовцями відповідного державного органу.

Мінімальної кількості посадових обов’язків, які мають бути зазначені в посадовій інструкції держслужбовця, Порядком № 123-22 не передбачено. Кількість посадових обов’язків держслужбовця обумовлена специфікою посади держслужби.

Для зручності працівників служб управління персоналом оновлено Методрекомендації № 41-23³, в яких надані рекомендації щодо формулювання посадових обов’язків держслужбовця.

³ Методичні рекомендації щодо окремих питань підготовки посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В», затверджені наказом НАДС від 22.03.2023 р. № 41-23.

5. Якщо в державному органі є 10 посад з однаковими посадовими обов’язками, скільки необхідно затвердити посадових інструкцій – 10 чи 1? Чи можуть в одному відділі у спеціалістів бути ідентичні посадові інструкції з однаковими посадовими обов’язками, якщо працівники виконують однакову роботу?

Посадова інструкція розробляється для кожної посади держслужби категорій «Б» та «В» у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату) (п.3 розділу І Порядку № 123-22). Тобто для однієї посади – одна посадова інструкція. У разі виконання працівниками однакових посадових обов’язків, в їх посадових інструкціях рекомендується визначити однакові основні посадові обов’язки.

6. Чи обов’язкові для заповнення усі розділи посадової інструкції держслужбовців категорій «Б» та «В»?

Інформація в розділах посадової інструкції заповнюється за потреби (наприклад, не кожній посаді характерні спеціальні умови служби, тому вони зазначаються у разі їх наявності). Приклади розроблених посадових інструкцій для посад держслужби категорій «Б» та «В» наведено у додатку 5 до Методрекомендацій № 41-23.

7. Чи може один спеціаліст мати декілька посадових інструкцій: основну та додаткову, наприклад, з військового обліку або пожежної безпеки?

Ні, не може, тому що посадова інструкція розробляється для кожної посади державної служби категорій «Б» та «В» у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату) (п.3 розділу І Порядку № 123-22).

8. Чи потрібно погоджувати проект посадової інструкції з юридичною службою державного органу?

Погоджувати проект посадової інструкції з юридичною службою державного органу не потрібно, тому що юридична служба державного органу не є учасником процесу розроблення, затвердження та перегляду посадової інструкції (п.6 розділу І Порядку № 123-22).

9. Яка відповідальність за неналежне оформлення посадової інструкції/невчасне її розроблення та затвердження?

Повноваження служби управління персоналом в частині розроблення посадових інструкцій передбачені п.7 розділу І Порядку № 123-22. Також, відповідно до п.2 розділу ІІ Типового положення про службу управління персоналом державного органу, затвердженого наказом НАДС від 03.03.2016 р. № 47, в редакції наказу НАДС від 01.06.2022 р. № 40-22, служба управління персоналом, відповідно до покладених на неї завдань, організовує роботу щодо розроблення посадових інструкцій держслужбовців державного органу, затвердження яких належить до повноважень керівника держслужби, їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам та з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, а також надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій.

У разі створення в державному органі служби управління персоналом для належної реалізації цих функцій вони мають бути делеговані одному або декільком держслужбовцям, які працюють у службі управління персоналом.

За невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, визначених Законом про держслужбу та іншими нормативно-правовими актами у сфері держслужби, посадовою інструкцією, а також порушення правил етичної поведінки та інше порушення службової дисципліни держслужбовець притягається до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому Законом про держслужбу (ст.64 Закону про держслужбу).

10. Коли ознайомлювати особу із посадовою інструкцією, якщо вона призначена на посаду держслужби у період дії воєнного стану без конкурсного відбору?

Служба управління персоналом у день призначення або переведення держслужбовця на відповідну посаду ознайомлює його з посадовою інструкцією (п.9 розділу ІІ Порядку № 123-22). У разі тимчасової відсутності держслужбовця служба управління персоналом ознайомлює такого держслужбовця з посадовою інструкцією у день його виходу на роботу.