Документ

Інформаційне повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області

Коментар

ГУ ПФУ в Донецькій області в інформаційному повідомленні¹ надало відповіді на актуальні запитання щодо оцифрування трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ (далі – особистий кабінет).

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на інформаційній сторінці вебпорталу ГУ ПФУ в Донецькій області.

1. Два місяці тому жінка змінила місце роботи. Як в особистому кабінеті змінити роботодавця для надання йому можливості бачити оцифровану трудову книжку такої жінки?

Роботодавець може бачити документи працівників в особистому кабінеті тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання електронної трудової книжки (далі – ЕТК) роботодавцем.

Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно скористатись в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», по якій відкривається екранна форма. В цій формі код за ЄДРПОУ необхідно ввести вручну, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Важливо! Запис повинен знаходитися в статусі «актуальний».

2. Як оцифрувати трудову книжку якщо печатка підприємства, з якого звільнився працівник у 2015 році, розмита (чітко не читається)? Чи потрібно у такому разі додавати для оцифрування документи, які підтверджують факт звільнення?

Періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року зараховуються до страхового стажу згідно із Законом № 1788², а після цієї дати – за Законом № 1058³. Отже, підставою для зарахування страхового стажу будуть саме дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб, з урахуванням сплати ЄСВ, тож додаткові підтверджуючі документи не потрібні. Але, якщо особа працювала на підприємстві, яке дає право на пільгову пенсію, то для зарахування саме пільгового стажу потрібні підтверджуючі документи – довідки, витяги з наказів по підприємству тощо.

² Закон України від 05.11.91 р. № 1788-XII «Про пенсійне забезпечення».

³ Закон України від 09.07.2003 р. № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».

3. Жінка розпочала свою трудову діяльність у 1994 році, але тільки зараз, при проведенні аудиту трудової книжки перед оцифруванням, було помічено, що в ній і досі зазначене дівоче прізвище. Хто і як може внести зміни?

Якщо у трудовій книжці виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може роботодавець, у якого застрахована особа працює зараз. Колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. При цьому на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки необхідно обов’язково вказати інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена печаткою (за наявності). Якщо застрахована особа наразі не працює, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

4. Завантаження сканованої копії трудової книжки здійснено ще тиждень тому але досі в особистому кабінеті немає ніяких змін. Чому так?

Завантаження електронного варіанту трудової книжки до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відбувається після перевірки та опрацювання даних сканованих копій документів ПФУ. Термін опрацювання складає 30 днів. Але, як правило, опрацювання складає два тижні. Результат опрацювання документів можна переглянути в розділі «Мої звернення» в особистому кабінеті. Якщо статус опрацювання «відхилено» або «скасовано виконання», то документ не оброблено. Причини скасування можуть бути різними, в тому числі недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові, тощо.

5. Паперова трудова книжка була знищена за місцезнаходженням останнього роботодавця внаслідок військових дій. Як можна отримати електронну копію всіх записів трудової книжки?

В особистому кабінеті у розділі «Електронна трудова книжка» можна ознайомитись з наявною інформацією щодо періодів роботи, відображених страхувальниками у складі звітності починаючи з 2000 року. Також застрахованим особам надано можливість самостійно отримати електронні довідки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або за номером своєї банківської картки (BankID). Для отримання відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб в особистому кабінеті призначено пункт меню «Комунікації з ПФУ» – «Запит на отримання електронних документів». Необхідно вибрати тип звернення «Витяг з ЕТК», надати згоду на передачу та обробку персональних даних та відправити запит до ПФУ. Результат обробки звернення можна отримати в режимі перегляду вкладки «Мої звернення». Наявність страхового стажу у розрізі страхувальників можна перевірити, сформувавши в особистому кабінеті індивідуальні відомості про застраховану особу за формою ОК-5.

Нагадаємо, раніше ГУ ПФУ в Донецькій області надало роз’яснення щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням (див. коментар до інформаційного повідомлення від 15 січня 2024 року).