Інформаційна система ІТС
ВХІД
Головна
Документація
BAS Документообіг КОРП
Результати пошуку
Про ІС ІТС
Документ
Результати пошуку
2.14. Місця зберігання паперових документів
Залишити відгук
BAS Документообіг КОРП
Введення
Для кого призначена ця книга
Короткий зміст розділів
Розділ 1. Підготовка програми до роботи
Розділ 2. Робота з програмою
Розділ 3. Адміністрування, настройки та сервісні функції
Як працювати з книгою
Розділ I Підготовка програми до роботи
Що потрібно знати про початкове заповнення програми даними
Глава 1. Типова методика документообігу
1.1. Встановлення типової методики документообігу
1.2. Короткий опис завантажених даних
Загальні дані
Документи
Файли
Процеси та задачі
Проєкти
Номенклатура справ
Питання діяльності
Облік часу
Заходи
Форум
Повідомлення
Інструкції для співробітників
Задачі
Глава 2. Настройка і ведення НДІ
Загальні настройки
Дані підприємства
Робота з файлами
Робота з документами
Права доступу
Спільна робота
Облік трудовитрат
Зберігання
Заповнити довідники
Категорії
2.1. Загальні настройки
2.2. Дані підприємства
2.2.1. Реєстрація керівників підрозділів
2.2.2. Структура підприємства
2.2.3. Робочі групи
2.2.4. Реєстрація користувачів
Порядок реєстрації нових користувачів
Параметри аутентифікації
2.2.5. Призначення прав
Призначення прав за структурним принципом
Призначення прав за функціональним принципом
2.3. Кореневі папки довідників
2.3.1. Побудова структури папок файлів
2.3.2. Побудова структури папок внутрішніх документів
Відмова від спадкування прав батьківської папки
2.3.3. Настройка прав доступу до папок
Перевірка настройок прав доступу до папок
Перегляд дескриптора доступу
2.4. Робота з файлами
2.4.1. Настройка зберігання файлів у томах
Тома зберігання файлів
Правила розміщення файлів у томах
Створення правил розміщення файлів у томах
Перевірка правил розміщення файлів у томах
Перевірка умов розміщення файлів у томах
2.4.2. Установка ПЗ для роботи з файлами
2.4.3. Завантаження шаблонів файлів
2.5. Робота з документами
2.5.1. Види документів
2.5.2. Настройка виду документа
2.5.3. Нумератори
Створення та настройка нумераторів
2.5.4. Настройка незалежної нумерації
Незалежна нумерація по пов'язаному документу
Застосування настройок нумерації
Індекси нумерації
2.5.5. Настройка етапів обробки документів
2.5.6. Питання діяльності
2.5.7. Способи доставки
2.5.8. Шаблони документів
Створення шаблону документа
Доступ до шаблону
2.5.9. Найменування документа за шаблоном
2.5.10. Настройка заповнення файлів
Автозаповнення шаблонів файлів Microsoft Word
Автозаповнення шаблонів файлів odt, txt, html, htm
Особливості автозаповнення файлів у форматі OpenOffice
Особливості переходу на «BAS Документообіг» редакції 2.1
2.5.11. Настройка обліку внутрішніх документів за статтями РГК
2.6. Настройка обліку товарів і послуг
Список товарів і послуг для документів одного виду
Автозаповнення списку товарів і послуг
Обмін списком товарів і послуг
Особливості роботи при веденні обліку за статтями РГК
2.7. Настройка типів зв'язків документів
Настройки зв'язків
Обов'язкове встановлення зв'язку
2.8. Додаткові реквізити та відомості
Створення додаткових реквізитів і відомостей
Приклади використання додаткових реквізитів і відомостей
Додаткові реквізити процесів і задач
2.9. Спільна робота
2.9.1. Настройка шаблонів процесів
Створення шаблону процесу
2.9.2. Призначення шаблону процесу виду документа
2.9.3. Призначення шаблону процесу групі видів документів
2.9.4. Настройка запуску процесу за шаблоном
2.9.5. Автопідстановки виконавців
2.9.6. Настройка умов маршрутизації процесів
Створення умови
Встановлення умов маршрутизації
2.9.7. Найменування процесу, заповненого за шаблоном
2.9.8. Ролі виконавців
2.10. Довідник «Види проєктів»
2.11. Облік трудовитрат
2.11.1. Графіки роботи і виробничий календар
2.11.2. Настройка видів робіт
2.11.3. Відомості про точки маршруту
2.11.4. Види відсутностей
2.12. Номенклатура справ
2.12.1. Заповнення номенклатури справ по структурі підприємства
2.12.2. Заповнення заголовків справ
2.12.3. Друк номенклатури справ
Додаткові можливості
2.13. Справи (томи)
2.13.1. Передача справ в архів
2.13.2. Знищення справ
2.14. Місця зберігання паперових документів
2.15. Приміщення і території
2.16. Класифікатори
2.16.1. Довідник «Валюти»
Заповнення списку валют
2.16.2. Довідник «Фізичні особи»
2.17. Робота з контрагентами
2.17.1. Перегляд адреси на онлайн-картах
2.17.2. Списки розсилки по контрагентах
2.17.3. Звіти по контрагенту
Документи по контрагенту
2.18. Інструкції для співробітників
2.18.1. Завантаження й оновлення інструкцій
Робота з інструкціями
2.18.2. Довідник інструкцій
2.18.3. Редагування та настройка інструкцій
Настройка відображення і доступу до інструкції
Редагування тексту інструкції
2.18.4. Перелік типових інструкцій у комплекті поставки
2.19. Облік по декільком організаціям
2.19.1. Настройка прав доступу по організаціям
2.19.2. Настройка незалежної нумерації по організаціям
2.19.3. Настройка шаблонів процесів по організаціям
2.19.4. Внутрішні документи без прив'язки до організації
Особливості роботи
2.20. Облік ПДВ
Розділ II Робота з програмою
Глава 3. Інтерфейс програми
Що потрібно знати про «BAS Документообіг КОРП» з інтерфейсом «Таксі»
Меню функцій
Вибране
Історія
3.1. Вікно «Поточні справи»
Віджет «Мої задачі»
Віджет «Пошта»
Віджет «Календар»
Віджет «Форум»
Віджет «Заходи»
Віджет «Задачі відділу»
Віджет «Мої документи»
Віджет «Щоденні звіти»
Віджет «Контроль»
Віджет «Мої справи (за місяць)»
Віджет «Я редагую»
Настройка вікна «Поточні справи»
3.2. Робочий стіл керівника
Глава 4. Робота з документами
4.1. Типи документів
4.2. Список «Мої документи»
4.2.1. Поради для ефективної роботи зі списком
4.3. Списки документів
4.4. Створення документа
4.5. Картка документа
4.5.1. Закладка «Реквізити»
4.5.2. Закладка «Резолюції»
4.5.3. Закладка «Візи»
4.5.4. Закладка «Зв'язки»
4.5.5. Закладка «ЕП»
4.5.6. Закладка «Переадресовано»
4.5.7. Закладка «Категорії»
4.5.8. Закладка «Робоча група»
4.5.9. Панель навігації в картці документа
4.5.10. Перегляд зведеної інформації про документ
4.5.11. Команда «Показати у списку»
4.5.12. Друк картки документа
4.6. Особливості роботи з внутрішніми документами
4.6.1. Облік внутрішніх документів за контрагентами
4.7. Облік строку дії документів
4.8. Додавання файлів
4.9. Обмеження доступу
4.9.1. Обмеження доступу до внутрішніх документів по папкам
4.10. Зв'язки між документами
4.10.1. Встановлення зв'язків
Детальніше про помічник створення зв'язку
4.10.2. Звіт за структурою зв'язків
4.11. Процеси і задачі документа
4.12. Комплекти документів
4.12.1. Настройка виду документа для комплекту
4.12.2. Робота з комплектом документів
4.13. Множинні стани документа
4.14. Облік етапів обробки документів
4.15. Контроль переданих документів
4.15.1. Створення запису у журналі передачі
4.15.2. Строк повернення документів
4.15.3. Передача контрагенту
4.15.4. Автоматичне відображення передачі кореспонденту
4.16. Друк реєстраційних даних документів
4.16.1. Друк реєстраційного штампа
4.16.2. Вставка реєстраційного штампа
4.17. Обробка службової записки
4.17.1. Автопідстановка адресата
4.17.2. Адресат при автозаповненні файлів
4.18. Статистика робіт над документами
4.18.1. Статистика робіт над документами
4.18.2. Середня тривалість процесів за документами
Документи за відповідальними
Процеси за шаблонами
Процеси по авторам
4.19. Звіт «Невідпрацьовані документи»
Глава 5. Робота з файлами
Що потрібно знати про файли
5.1. Завантаження і вивантаження файлів
5.1.1. Перетягування файлів Drag&Drop
Помилки завантаження файлів
5.1.2. Завантаження файлу з диска
5.1.3. Створення файлів за шаблоном
Автозаповнення шаблонів файлів
5.1.4. Завантаження файлів папки
5.1.5. Вивантаження папки файлів
5.1.6. Приєднання файлу до об'єкту
Особливості Drag&Drop у картках об'єктів
Особливості створення об'єктів на підставі файлів
5.1.7. Автоматичне завантаження файлів
5.2. Сканування
5.2.1. Завантаження файлів зі сканера
Вибір параметрів сканування
5.2.2. Потокове сканування
Рекомендований порядок роботи
Запуск потокового сканування
5.2.3. Настройки розпізнавання штрихкодів при скануванні
5.3. Робота з файлами
5.3.1. Як користуватися списком файлів
5.3.2. Редагування файлів
5.3.3. Контроль версій
5.3.4. Вбудований редактор текстових файлів
Настройка вбудованого редактора
Зміна кодування тексту
5.3.5. Процеси та задачі файлів
5.3.6. Електронні підписи файлів
5.3.7. Скан-копії оригіналів документів
Додавання файла-оригіналу в картку документа
Доступність за станом
Контроль наявності скан-копії оригіналу
5.3.8. Друк та збереження файлів документів
Груповий друк файлів документів
Групове збереження файлів документів
5.3.9. Переміщення файлів між документами
5.3.10. Вилучення файлів
Очищення робочого каталогу
5.3.11. Права доступу до папок
5.3.12. Перевірка настройок прав доступу до папок
Перегляд дескриптора доступу
Глава 6. Робота зі звітами
6.1. Звіти у списках
6.2. Групування звітів
6.3. Знімки звітів
6.4. Адміністрування звітів
Дії при додаванні нових звітів
Вимоги до знімків попереднього перегляду
Глава 7. Управління договорами
7.1. Підготовка договору
7.2. Погодження договору
7.3. Облік сторін підписання договору
7.4. Облік пов'язаних документів
7.5. Облік строку дії
7.5.1. Продовження строку дії
7.5.2. Автоматичне продовження строку дії
7.6. Виконання зобов'язань за договором
7.7. Контроль повернення переданого примірника
7.8. Облік суми договору
7.9. Банківські рахунки як реквізити договору
7.10. Контроль наявності супровідних документів
7.11. Розірвання договорів
7.12. Облік етапів обробки договору
Глава 8. Облік звернень фізичних осіб
Що потрібно знати про облік звернень громадян
8.1. Огляд можливостей роботи з зверненнями фізичних осіб
8.2. Робота зі зверненнями фізичних осіб
8.2.1. Реєстрація звернення
8.2.2. Використання особливих реквізитів
8.2.3. Перегляд списку звернень
8.2.4. Розгляд звернення
8.2.5. Припинення розгляду звернення
8.3. Інструменти аналізу
8.4. Додаткові відомості
8.5. Налаштування обліку звернень фізичних осіб
8.5.1. Попередній аналіз
8.5.2. Настройка обліку звернення громадян
8.5.3. Поради щодо ефективної роботи
Глава 9. Управління процесами і задачами
Що потрібно знати про процеси та задачі
9.1. Списки задач
9.1.1. Список «Задачі мені»
9.1.2. Список «Задачі від мене»
9.1.3. Список «Всі задачі»
9.1.4. Список «Задачі відділу»
9.1.5. Позначення задач прапорцями
9.2. Робота із задачами
9.2.1. Прийняття до виконання задач
9.2.2. Перенаправлення задач
9.2.3. Скасування виконання задач
9.2.4. Вказівка фактичного виконавця задачи
9.2.5. Настройка сповіщень про задачі
9.2.6. Задачі і облік робочого часу
9.2.7. Виконання задач поштою
Настройки з боку адміністратора
Настройки з боку користувача
9.2.8. Рішення питань виконання задач
Створення питання
Розгляд питання автором
Ознайомлення виконавця з рішенням
Перегляд історії питань
9.2.9. Ескалація задач
Крок 1. Вибір дії
Крок 2. Вибір умови
Крок 3. Вибір процесу
Крок 4. Додаткові умови
Як це працює
9.2.10. Перевірка виконання задачі
9.2.11. Перенесення строків виконання задач
Створення запиту на перенесення строків
Погодження перенесення строків по задачі
Ознайомлення з результатами погодження
Перегляд і аналіз відомостей про перенесення строку
Перенесення строку автором у картці процесу
9.2.12. Фонове виконання задач
9.3. Види процесів
9.3.1. Процес «Виконання»
9.3.2. Процес «Ознайомлення»
9.3.3. Процес «Доручення»
9.3.4. Процес «Розгляд»
Розширений режим розгляду
Шаблони резолюцій для керівника
9.3.5. Процес «Реєстрація»
9.3.6. Процес «Погодження»
9.3.7. Процес «Затвердження»/«Підписання»
9.3.8. Складові процеси
Обробка вхідного документа
Обробка вихідного документа
Обробка внутрішнього документа
9.3.9. Комплексні процеси
9.4. Шаблони процесів
9.5. Списки процесів
9.5.1. Список «Мої процеси»
9.5.2. Список «Процеси»
9.6. Робота з процесами
9.6.1. Створення процесу
9.6.2. Створення бізнес-процесу на підставі кількох предметів
Створення процесів на підставі предметів
Основний і допоміжний процес
Основний і допоміжний предмет
9.6.3. Створення процесів «з нуля»
9.6.4. Створення підзадач
9.6.5. Ієрархія процесів
9.6.6. Робота зі списком виконавців процесу
Підбір виконавців у процесах
Вивантаження і друк списку виконавців
9.6.7. Виключення задач з процесів
9.6.8. Рольова маршрутизація
9.7. Управління строками в процесах і задачах
9.7.1. Розрахунок строків
Строки для учасників процесу
Загальний строк виконання процесу
Строк виконання для контролера
9.7.2. Використання часу в строках процесів
9.7.3. Кількість циклів при розрахунку строків
9.7.4. Строки виконання складових і комплексних процесів
Фіксація строків перед стартом процесів
9.7.5. Перенесення строків процесів і задач
Зміна строку в картці процесу
Запити на перенесення строку
Створення запиту на перенесення строків
Погодження перенесення строків по задачі
Ознайомлення з результатами погодження
Перегляд і аналіз відомостей про перенесення строку
Перенесення строку в розподіленій інформаційній базі
9.7.6. Використання графіків робіт
9.7.7. Зупинка процесів
9.7.8. Переривання процесів
9.7.9. Відкладений старт процесів
9.7.10. Періодичні процеси
Зміна параметрів повторення існуючого процесу
9.8. Предмети процесів
9.8.1. Настройка предмета процесу (шаблонів процесів)
9.8.2. Додавання предмета в процес
9.8.3. Настройка складу предметів в шаблоні процесу
9.8.4. Настройка видимості і етапу заповнення
9.8.5. Автопідстановки виконавців, які залежать від предмета
9.8.6. Копіювання реквізитів з предмета в процес
9.8.7. Додавання предмета в процес під час виконання
9.8.8. Предмети в задачах процесів
Додавання предметів у задачу
9.9. Звіти по процесам і задачам
9.10. Візи погодження
Що потрібно знати про візи погодження
9.10.1. Додавання віз погодження вручну
9.10.2. Зміна і вилучення візи
9.10.3. Автоматичне додавання віз погодження
9.10.4. Зміна автоматично створених віз
9.10.5. Рольові візи погодження
9.10.6. Використання ЕП у візах погодження
9.11. Історія погодження
9.11.1. Історія в аркуші погодження
9.12. Моніторинг процесів
Настройка
Порядок роботи
Створення нового показника
Історія показників
Перерахунок показників
Глава 10. Бізнес-події
Що потрібно знати про бізнес-події
10.1. Включення бізнес-подій
10.2. Види бізнес-подій
10.3. Детектори бізнес-подій
10.4. Додаткові обробники
10.5. Всі підписки бізнес-подій
10.6. Використання бізнес-подій при налаштуванні автоматичного старту процесів
Глава 11. Проєкти
Що потрібно знати про проєктний облік
11.1. Створення та настройка проєкту
11.1.1. Картка проєкту
11.1.2. Список проєктів
11.1.3. Папки проєктів
11.2. План проєкту
11.2.1. Діаграма Ганта
11.2.2. Редагування плану проєкту
11.2.3. Зазначення попередників у списку проєктних задач
11.2.4. Віхи проєкту
11.2.5. Розрахунок календарного плану проєкту
11.2.6. Відключення автоматичного розрахунку плану проєкту
11.3. Початок проєктних робіт
11.3.1. Основний процес
11.3.2. Допоміжний процес
Область перегляду задач
11.3.3. Виконання задач по проєктах і облік трудовитрат
11.3.4. Контроль строків виконання
11.3.5. Аналіз проєктів
Зведені звіти за кількома проєктами
11.4. Завантаження проєктів з Microsoft Project
11.5. Вибір проєкту
11.6. Управління проєктами за контрольними точками
11.6.1. Як настроїти
11.6.2. Контрольні точки проєкту
11.6.3. Оцінка ймовірності успішного проходження контрольних точок
11.6.4. Історія оцінок
11.6.5. Вивантаження і завантаження контрольних точок
11.6.6. Робота співробітників з контрольними точками
11.6.7. Шаблони контрольних точок
Глава 12. Заходи
Що потрібно знати про заходи в «BAS Документообіг КОРП»
12.1. Папки заходів
12.2. Види заходів
12.3. Створення заходу
12.3.1. Список учасників
Перевірка доступності учасників заходу
12.3.2. Права на зміну заходу
12.3.3. Автоматичне встановлення зв'язків
12.3.4. Підбір часу заходу
12.3.5. Програма заходу
12.3.6. Протокол заходу
12.3.7. Файли заходу
12.3.8. Робоча група
12.3.9. Стан заходів
12.3.10. Запрошення на захід
Ознайомлення з запрошенням
Ознайомлення з рішенням учасника
12.3.11. Перенесення часу і дати заходу
12.3.12. Додаткові властивості для заходів різних видів
12.4. Звіти по заходах
Глава 13. Бронювання приміщень
Що потрібно знати про бронювання приміщень
13.1. Настройка бронювання
13.2. Бронювання відповідальним
13.3. Вікно «Бронювання приміщень»
13.4. Бронювання картки заходу
Глава 14. Форум
Що потрібно знати про форум «BAS Документообіг КОРП»
14.1. Розділи форуму
14.2. Список тем
14.3. Список повідомлень
Оновлення списків
14.4. Повідомлення форуму
Прикріплені файли
Голосування
Цитування
Створення на підставі
14.5. Повідомлення про одержання відповіді на форумі
14.6. Навігаційні посилання на розділи, теми і повідомлення форуму
14.7. Права доступу
Глава 15. Візи погодження
Що потрібно знати про візи погодження
15.1. Додавання віз погодження вручну
15.1.1. Зміна і вилучення візи
15.2. Автоматичне додавання віз погодження
15.2.1. Зміна автоматично створених віз
15.3. Рольові візи погодження
15.4. Використання ЕП у візах погодження
15.5. Історія погодження
Глава 16. Електронний підпис
Що потрібно знати про електронний підпис
16.1. Види ЕП
16.2. Настройка ЕП в «BAS Документообіг КОРП»
16.2.1. Настройка програми
16.2.2. Встановлення та настройка програм для ЕП і шифрування
16.2.3. Призначення сертифікатів електронного підпису
16.3. Персональні настройки ЕП
16.3.1. Встановлення особистих сертифікатів
16.3.2. Персональні настройки ЕП
16.4. Робота з ЕП
16.4.1. Підписання документів і файлів ЕП
16.4.2. Підписання резолюцій і віз погодження ЕП
16.4.3. Перевірка наявності ЕП резолюцій і віз
16.4.4. Перевірка сертифіката
16.4.5. Статус перевірки електронного підпису
Якщо недійсний сертифікат
Якщо недійсний електронний підпис
16.5. Шифрування і розшифрування файлів
При передачі даних
При зберіганні
16.5.1. Шифрування обов'язковим сертифікатом
Настройка обов'язкового сертифікату
Глава 17. Електронна пошта
Що потрібно знати про електронну пошту «BAS Документообіг КОРП»
17.1. Вбудована пошта
Поради для ефективної роботи
17.2. Робота зі списком листів
17.2.1. Сортування
17.2.2. Швидкий перегляд листів
17.2.3. Персоналізація структури папок
17.2.4. Вибір режиму перегляду папок листів
17.2.5. Вибір режиму перегляду списку листів
17.2.6. Відображення листів, прийнятих з помилками
17.2.7. Перевірка нових листів
17.2.8. Повідомлення про нові листи
17.2.9. Використання кольорових позначок
17.2.10. Відображення листів з текстом великої довжини
17.2.11. Настройка відображення листів
Для всіх вхідних листів
На час роботи зі списком листів
17.2.12. Групове пересилання листів
17.2.13. Друк листів
17.2.14. Збереження листів на диск
17.2.15. Вилучення листів
17.3. Робота з листами
17.3.1. Створення листа
17.3.2. Вихідні листи у форматі HTML
Можливості HTML-листів
Вставка тексту в HTML-лист без форматування
Перегляд HTML-коду листа
17.3.3. Робота з текстом листа
Перевірка орфографії
Шаблони текстів
Цитування листів при відповіді та пересиланні
Гіперпосилання у листах
17.3.4. Форматування тексту листів під вказану ширину рядка
Спосіб редагування тексту листа
17.3.5. Коментарі до листів
17.3.6. Автозбереження листів
Зберігання чернеток в інформаційній базі
Збереження версій тексту
17.3.7. Вставка зображення з буфера обміну
17.3.8. Додавання файлів до листа
17.3.9. Додавання відомостей вихідного листа
17.3.10. Відправлення листів
Скасування відправлення листа
Відкладене відправлення листів
Запобігання ненавмисної розсилки листів для великої кількості адресатів
Обмеження розміру вихідних листів
17.3.11. Зв'язки листів
17.3.12. Історія листування
17.3.13. Облік листів в розрізі проєктів
17.3.14. Нечитабельне кодування вхідного листа
17.3.15. Помилки відправлення і підключення вбудованої пошти для сповіщення адміністратора
17.4. Робота з адресатами
17.4.1. Внутрішня і зовнішня маршрутизація
17.4.2. Додавання адресатів списком
17.4.3. Правила відображення адресатів
17.5. Адресна книга
17.5.1. Вибране
17.5.2. Групи контактів
17.5.3. Загальні групи контактів
17.5.4. Особисті адресати
17.5.5. Запуск процесу на підставі контакту адресної книги
17.5.6. Пошук по адресній книзі
17.6. Правила обробки листів
17.6.1. Робота зі списком правил
Створення правила обробки листів
Крок 1. Умови відбору
Крок 2. Дії
Крок 3. Виключення
Крок 4. Завершення настройки
Редагування та застосування правила обробки листів
Списки адрес і правила обробки листів
17.6.2. Чорний список
17.6.3. Білий список
Додавання в списки адресатів
17.7. Пошук листів
17.7.1. Швидкий пошук листів
17.7.2. Папки пошуку листів
Збереження папки пошуку
Результати пошуку
17.7.3. Повнотекстовий пошук листів
Як користуватися повнотекстовим пошуком
17.8. Робота з Microsoft Outlook
17.8.1. Імпорт пошти з Outlook
17.8.2. Імпорт контактів Microsoft Outlook
17.8.3. Листи у форматі iCalendar
17.8.4. Як відкрити файл winmail.dat
17.9. Настройка вбудованої пошти
Префікси листів
Згортати множинні префікси
Вести протокол доставки пошти
Використовувати внутрішню маршрутизацію
Виконувати відправлення в окремому регламентному завданні
Отримувати текст з HTML-листів точно
Формування тексту листа при відповіді й пересиланні
17.9.1. Настройка облікових записів пошти
Закладка «Настройки з'єднання»
Закладка «Відповідальні»
Закладка «Дод. відомості»
Закладка «Папки листів»
17.10. Підтримка та обслуговування вбудованої пошти
17.10.1. Помилки відправлення і підключення вбудованої пошти
17.10.2. Управління потоками доставки пошти
17.10.3. Відправлення пошти окремим регламентним завданням
17.10.4. Контроль доставки пошти за обліковими записами
17.11. Легка пошта
17.11.1. Настройки легкої пошти
Крок 1
Крок 2
17.12. Настройка системного облікового запису електронної пошти
Глава 18. Повідомлення
Що потрібно знати про повідомлення «BAS Документообіг КОРП»
18.1. Персональні настройки повідомлень
18.1.1. Підписки
Поява відповіді у форумі
18.1.2. Підписки по об'єктах
18.2. Настройка повідомлень адміністратором
18.2.1. Настройка повідомлень по умовчанню
18.2.2. Настройка надсилання повідомлень поштою
18.2.3. Способи доставки повідомлень
18.2.4. Покрокова інструкція для перевірки роботи повідомлень
Глава 19. Планування і облік робочого часу
19.1. Мій календар
19.1.1. Вид календаря
19.1.2. Настройки календаря
19.1.3. Запис календаря
19.1.4. Запис на підставі предмета
19.1.5. Нагадування
19.1.6. Повторення подій
19.1.7. Друк календаря
19.1.8. Настройка доступності
19.2. Робота з календарями інших користувачів
19.3. Облік і аналіз витрат робочого часу працівників
19.3.1. Облік фактичних трудовитрат
19.3.2. Щоденний звіт
19.3.3. Звіт «Затрати часу»
19.4. Облік відсутностей співробітників
19.4.1. Введення інформації про відсутність
19.4.2. Попередження про відсутність
Глава 20. Контроль об'єктів документообігу
Що потрібно знати про контроль об'єктів
20.1. Постановка об'єкта на контроль
20.1.1. Контроль у списках об'єктів
20.1.2. Контроль документів
20.1.3. Контроль процесів
20.1.4. Контроль задач
20.1.5. Контроль листів
20.2. Робоче місце контролера
20.3. Кілька контролерів
20.4. Зняття об'єкта з контролю
20.5. Повідомлення про контроль
20.6. Права на контроль
20.7. Звіти з контролю
Глава 21. Пошук даних
Що потрібно знати про пошук даних
21.1. Пошук в списках
21.2. Повнотекстовий пошук даних
21.3. Пошук документів і файлів
21.3.1. Робота з шаблонами пошуку
Глава 22. Штрихкодування
22.1. Автоматична вставка штрихкодів
22.2. Вставлення штрихкодів вручну
22.3. Збереження штрихкоду в файл
22.4. Додавання зовнішнього штрихкода
22.5. Автоматична зміна штрихкоду при копіюванні
22.6. Пошук по штрихкоду
22.7. Друк штрихкоду на сторінці
22.8. Друк штрихкоду на наклейці
22.9. Підключення сканера штрихкодів
Глава 23. Категоризація даних
Що потрібно знати про категоризацію даних
23.1. Настройка
23.2. Список категорій
23.3. Створення категорій
23.4. Встановлення категорій
23.5. Перевірка категорій
23.6. Правила автоматичної категоризації даних
23.6.1. Створення правила
23.6.2. Перевірка правил категоризації
23.7. Звіт за категоріями
23.8. Регламентне завдання «Автоматична категоризація даних»
Розділ III Адміністрування, настройки та сервісні функції
Глава 24. Персональні настройки
24.1. Файли
Дія при виборі файлу
Вибір режиму відкриття при виборі файлу
Показувати підказки при редагуванні файлів (тільки веб-клієнт)
Показувати зайняті файли при завершенні роботи
Показувати колонку «Розмір» у списках файлів
Показувати інформацію, що файл не був змінений (якщо коментар порожній)
Порівнювати версії файлів odt, doc, rtf, txt
Шлях до програми перетворення PDF
Настройка відкриття файлів
24.1.1. Настройка основного робочого каталогу
Розташування
Максимальний розмір
Підтверджувати при вилученні з робочого каталогу
Вилучати файли при завершенні редагування
Відкрити список файлів
Очистити основний робочий каталог
24.1.2. Настройки сканування
Використовувати ImageMagick для перетворення в PDF
Двостороннє сканування
Показувати діалог сканера перед скануванням
Ще – Відкрити номери відсканованих файлів
24.2. Документи
24.2.1. Вхідні документи
Вид вхідного документу
Спосіб отримання
При закритті незареєстрованого вхідного документа
24.2.2. Вихідні документи
Вид вихідного документу
Спосіб відправлення
24.2.3. Внутрішні документи
Вид внутрішнього документу
24.2.4. Загальні настройки
Організація
Валюта
Передача контрагенту
Показувати попередження при реєстрації
Використовувати огляд документів
24.3. Штрихкодування
24.3.1. Відкривати настройки при штрихкодуванні
24.4. Облік часу
Основний вид робіт
Спосіб зазначення часу
Додавати роботу в щоденний звіт при виконанні задачі
24.5. Легка пошта
24.6. Вбудована пошта
24.6.1. Облікові записи
24.6.2. Лист
Формат вихідних листів
Кодування вихідних листів
Настройка автозбереження невідправлених листів
Вставляти текст вихідного листа при відповіді
Відповідати з файлами
Спрощений режим роботи з файлами листа
Попередження при відправленні листа великій кількості адресатів
Попередження при пересиланні внутрішніх листів зовнішнім одержувачам
Одержувачі копій при пересиланні
Відкладена відправка листів
Основний прапор
Кодування
Ширина рядка
Підписи
24.6.3. Список листів
Вид
Дія при виборі вхідного листа
Відображення області читання
Режим перегляду папок
24.7. ЕП і шифрування
Сертифікати
Дії при збереженні з ЕП
Дії при відправленні поштою з ЕП
Розширення для зашифрованих файлів
Розширення для файлів підпису
24.8. Повідомлення
24.9. Інші настройки
Перевірка категорій
Відсутності
24.9.1. Синхронізація з мобільним клієнтом
Глава 25. Настройка програми
25.1. Загальні настройки
Заголовок програми
Використовувати додаткові реквізити й відомості
Загальні додаткові значення
Загальні додаткові реквізити й відомості
Використовувати повнотекстовий пошук
Використовувати версіонування об'єктів
Використовувати електронні підписи
Використовувати шифрування
Виконувати заміри продуктивності
Використовувати бізнес-події
Використовувати повідомлення
Використовувати форум
Використовувати робочий календар
Використовувати нагадування
Використовувати відсутності
Відображати фотографії
Використовувати схеми приміщень
Використовувати бронювання приміщень
Використовувати інструкції
Використовувати контроль об'єктів
25.1.1. Настройка доступу в Інтернет на сервері платформи
Додаткові настройки проксі-сервера
25.2. Дані підприємства
Найменування підприємства
Керівник підприємства, керівник служби ДЗУ, керівник архіву
25.3. Права доступу
Обмежувати права доступу
Відкладене оновлення прав
Додавати керівникам доступ підпорядкованих
Перевіряти відповідність робочих груп загальним настройкам доступу
Використовувані розрізи доступу
Спеціальні дозволи
Локальні адміністратори
Обмежувати доступ через веб-сервери
Протоколювати роботу користувачів
Строк зберігання протоколів
Каталог зберігання протоколів
Настройки входу користувачів
25.4. Діловодство
Журнал передачі
Номенклатуру справ
Обов'язковий облік справ за місцями зберігання
Склад документів
Облік скан-копій оригіналів
Види вхідних документів
Види вихідних документів
Види внутрішніх документів
Файли вхідних документів
Файли вихідних документів
Стани документів
Дозволити ручну зміну стану
Обмежувати доступність полів за станом
Категорії для документів і файлів
Автоматична категоризація
Перевірка категорій документів і файлів
Штрихкодування документів
Переадресація у вхідних документах
Зв'язки документів
Резолюції в документах
Списки розсилки по контрагентах
Візи погодження
Облік по організаціях
Питання діяльності
Облік звернень громадян
Основна валюта
Грифи доступу
25.5. Робота з файлами
Максимальний розмір файлу
Зберігати в томах на диску
Витягати тексти тільки на сервері
Список розширень файлів OpenDocument
Список розширень текстових файлів
Використовувати автозаповнення шаблонів файлів
Заборонити завантаження файлів з розширенням
Настройка автоматичного завантаження файлів
Використовувати папки файлів
Очищення застарілих версій
25.6. Інтернет-підтримка
25.7. Процеси й задачі
Використовувати процеси
Дозволити зміну дати виконання задач
Використовувати перенаправлення задач
Використовувати ескалацію задач
Використовувати розгляд питань виконання задач
Використовувати повторення процесів
Використовувати моніторинг процесів
Використовувати час у строках задач
Використовувати графіки роботи
Вести облік перенесення строків задач
Фактичний виконавець задач
Виконання задач поштою
25.8. Проєкти й трудовитрати
Вести облік по проєктам
Використовувати види проєктів
Використовувати контрольні точки
Вести облік планових трудовитрат у бізнес-процесах
Вести облік фактичних трудовитрат
Використовувати щоденні звіти
Основна одиниця тривалості
Основна одиниця трудовитрат
Політика обліку робочого часу
25.9. Пошта
Використовувати вбудовану пошту
Префікси листів
Згортати множинні префікси
Вести протокол доставки пошти
Використовувати внутрішню маршрутизацію
Виконувати відправлення в окремому регламентному завданні
Отримувати текст з HTML-листів точно
Дозволити перенаправлення листів
Формування тексту листа при відповіді й пересиланні
Позначати рядок вихідного листа при відповіді
Позначати рядок вихідного листа при пересиланні
Цитування в листуванні
Максимальний розмір зовнішнього листа
Очищення застарілих HTML представлень змісту листів
25.10. Обмін даними
Використовувати синхронізацію даних
Префікс інформаційної бази
Заборонити редагування статей РГК
Заборонити редагування товарів і послуг
Використовувати мобільні клієнти
25.11. Сповіщення про проблеми
Глава 26. Адміністрування користувачів
26.1. Управління настройками користувачів
26.1.1. Переведення користувача в інший підрозділ
26.1.2. Облік недійсних користувачів
26.1.3. Права недійсних користувачів
26.1.4. Вилучення керівників і делегатів
26.1.5. Перегляд протоколів роботи користувачів за період
26.1.6. Підключення користувачів для роботи через Інтернет
26.1.7. Обмеження доступу через веб-сервери
26.1.8. Облікові записи електронної пошти
26.1.9. Доступ до мобільних клієнтів
26.1.10. Управління користувацькими настройками
26.1.11. Виконавці ролей
26.1.12. Настройки входу користувачів
Контроль складності пароля
Зміна пароля
Контроль повторюваності
Обмеження входу для користувачів
26.2. Протоколювання роботи користувачів
26.2.1. Настройка протоколювання роботи користувачів
26.2.2. Варіанти перегляду протоколу роботи
Протоколюються дії
26.2.3. Аналіз протоколу роботи користувачів
Глава 27. Настройка прав доступу
Що потрібно знати про права доступу
Корисні поради для ефективної роботи
27.1. Повноваження
27.1.1. Ролі з необмеженими правами
27.2. Політики доступу
Як працюють політики доступу
27.3. Розрізи доступу
27.3.1. Грифи доступу
27.3.2. Групи доступу контрагентів
27.3.3. Групи доступу фізичних осіб
27.4. Робочі групи
27.5. Права по об'єктах
27.6. Права папок
27.6.1. Спадкування прав батьківської папки
27.7. Робочі групи об'єктів
27.8. Делегування прав
Делегування ролей
Особливості делегування прав
27.9. Розширення прав ПО керівникаХ
27.10. Оновлення прав доступу
27.10.1. Відкладене оновлення прав доступу
Черга оновлення прав
27.10.2. Оновлення прав вручну
27.11. Перевірка налаштованих прав доступу
27.11.1. Дескриптор доступу
27.11.2. Груповий розрахунок елементів черги
27.12. Очищення застарілих прав доступу
Глава 28. Підтримка та обслуговування
28.1. Вилучення відмічених об'єктів
28.2. Регламентні й фонові завдання
28.2.1. Контроль виконання регламентних завдань
28.3. Метрики
28.3.1. Настройка метрик
28.4. Управління повнотекстовим пошуком
28.5. Пошук і вилучення дублів
28.5.1. Список дублів
28.5.2. Видалення дублів
28.6. Групова зміна об'єктів
28.7. Журнал реєстрації
28.7.1. Звіт «Аналіз журналу реєстрації»
28.8. Активні користувачі
28.9. Блокування роботи користувачів
28.9.1. Параметри адміністрування програми
28.10. Управління користувацькими настройками
28.11. Оновлення конфігурації
28.11.1. Оновлення конфігурації через Інтернет
28.11.2. Оновлення конфігурації з довільного файлу
28.11.3. Відстрочені обробники оновлення
28.12. Резервне копіювання і відновлення
28.12.1. Настройка резервного копіювання
28.12.2. Проведення резервного копіювання
28.12.3. Створення резервних копій вручну
28.12.4. Відновлення даних з резервної копії
28.13. Автоматичний експорт замірів продуктивності
28.14. Друковані форми, звіти і обробки
Видимість стандартних команд друку
Універсальний звіт
28.15. Адміністрування розширень конфігурації
Глава 29. Сервісні функції
29.1. Додаткові зовнішні звіти і обробки
29.1.1. Реєстрація в інформаційній базі додаткових звітів і обробок
29.1.2. Настройка доступності додаткової обробки
29.1.3. Робота з додатковими звітами та обробками
29.1.4. Робота з додатковими друкованими формами
29.2. Версіонування об'єктів
29.2.1. Настройка версіонування
29.2.2. Перегляд історії змін
29.3. Настройка доступності полів за станом
29.4. Розсилання звітів
29.4.1. Створення розсилки звітів
Звіти
Розклад
Доставка
Додатково
29.4.2. Виконання розсилки
29.4.3. Розсилання звітів в клієнт-серверному режимі
29.5. Завантаження даних з файлу
29.5.1. Вибір зовнішнього файлу
Глава 30. Засоби інтеграції
Що потрібно знати про засоби інтеграції
30.1. Склад дистрибутива
30.2. Веб-сервіси
30.2.1. Веб-сервіс «Документообігу» (DMService)
30.2.2. Публікація DMService
30.2.3. Веб-сервіс роботи з файлами
30.2.4. Веб-сервіс черги повідомлень
30.2.5. Веб-сервіси для роботи з мобільними клієнтами
30.3. Безшовна інтеграція
30.3.1. Настройка безшовної інтеграції
30.3.2. Використання «Документообіг» як файлового сховища
30.3.3. Використання розширених можливостей інтеграції
30.3.4. Налаштування правил інтеграції
30.3.5. Зв'язки об'єктів «BAS Документообіг КОРП» і системи, яка інтегрується
30.3.6. Робота з можливостями «BAS Документообіг КОРП» з інтерфейсу ІС
Додавання файлів до об'єктів системи яка інтегрується
Робота з процесами і листами
Робота із задачами
Робота з щоденними звітами
Встановлення зв'язку з об'єктами «BAS Документообіг КОРП»
Отримання штрих-кодів з інтегрованої системи
30.4. Фонова синхронізація даних
30.4.1. Вибір конфігурації-джерела
30.4.2. Загальний порядок налаштування синхронізації даних
30.4.3. Управління настройками синхронізації
Попередження при синхронізації даних
Зміна параметрів підключення
Настройка розкладу обміну
30.4.4. Контроль актуальності правил обміну
30.4.5. Склад даних, що синхронізуються
«Управління виробничим підприємством», «BAS Управління торгівлею»
«Управління виробничим підприємством»
30.4.6. Особливості налаштування синхронізації з «BAS ERP» та «BAS Управління торгівлею»
30.4.7. Особливості налаштування синхронізації з «Управлінням виробничим підприємством»
30.5. Універсальний обмін даними
30.5.1. Вивантаження даних
30.5.2. Завантаження даних
30.6. Синхронізація даних в розподіленій інформаційній базі
30.6.1. Етапи налаштування РІБ
Налаштування синхронізації в головному вузлі
30.6.2. Створення початкового образу підлеглого вузла
30.6.3. Продовження налаштування синхронізації в підлеглому вузлі
30.6.4. Особливості експлуатації програми при налаштованій синхронізації РІБ
30.6.5. Оновлення розподіленої інформаційної бази
30.6.6. Загальні рекомендації з налаштування синхронізації даних
30.7. Префіксація даних
30.7.1. Префіксація по організаціям
30.7.2. Префіксація по вузлах розподілених інформаційних баз
Глава 31. Мобільний клієнт
31.1. Підготовка мобільного клієнта до роботи
31.1.1. Дії адміністратора
31.1.2. Дії користувача
Помічник підключення мобільного додатка
31.2. Синхронізація даних
31.2.1. Первинна синхронізація
31.2.2. Регулярна синхронізація
31.3. Захист входу в мобільний додаток
31.4. Робота з поштою
31.4.1. Список листів
31.4.2. Вхідний лист
31.4.3. Вихідний лист
31.4.4. Синхронізація пошти
Налаштування на комп'ютері
Налаштування на мобільному пристрої
31.5. Робота із задачами
31.5.1. Список задач
31.5.2. Картка задачі
31.5.3. Процес «Виконання»
Для пристроїв з діагоналлю менше 7 дюймів
На пристроях з діагоналлю 7 дюймів
31.5.4. Чернетка процесу
31.5.5. Синхронізація задач
31.6. Робота з календарем
31.6.1. Синхронізація календаря
Додаток 1
Регламентні й фонові завдання
Додаток 2
Підтримка засобів обміну з «BAS Документообіг КОРП» типовими конфігураціями