Документ

Інформаційне повідомлення ПФУ

Коментар

ПФУ в інформаційному повідомленні від 13 грудня 2022 року¹ надав роз’яснення щодо порядку подання трудової книжки на оцифрування.

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на інформаційній сторінці вебпорталу ПФУ.

Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування ПФУ.

Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників. Підставою для цього є насамперед Закон № 1217² (див. коментар).

² Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

Пенсійний фонд, зокрема, пропонує виконати такі основні кроки.

Крок 1. Перевірка правильності написання:

• прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дати народження³.

³ Зазначені відомості мають відповідати даним паспорту.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ, а саме:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити (номер та дата видачі). Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Крок 2. Перевірка наявності необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

• підпис власника трудової книжки;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
• наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

Крок 3. Вивчення усіх записів в розділі «Відомості про роботу»:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
• якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Окремо ПФУ звернув увагу на усунення виявлених недоліків.

1. Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де працівник працює зараз.

2. Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

3. Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, то факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено Постановою № 637⁴.

⁴ Постанова КМУ від 12.08.93 р. № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній».

Якщо під час перевірки не виявлено жодних недоліків при заповненні трудової книжки, то можна сканувати трудову книжку та завантажувати її в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ. Про те, як це правильно зробити див. відео інструкцію.

Щодо електронних трудових книжок див. також:

• коментар до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1;
• коментар до листа ПФУ від 07.09.2021 р. № 26471-25682/О-05/8-2800/21 (щодо сканування та подання засобами вебпорталу копії трудової книжки та інших документів про стаж, а також про обчислення стажу для нарахування пенсії);
• коментар до інформаційного повідомлення ПФУ від 11.11.2021 р. (відповіді за запитання щодо електронних трудових книжок);
• коментар до інформаційного повідомлення ПФУ від 03.11.2022 р. (щодо довідок ОК-5 та ОК-7 та порядку їх отримати)