Документ

Інформаційне повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області

Коментар

ГУ ПФУ в Донецькій області в інформаційному повідомленні¹ надало роз’яснення щодо причин скасування звернень з оцифрування трудових книжок.

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на інформаційній сторінці вебпорталу ГУ ПФУ в Донецькій області.

Процедура повного завершення оцифрування трудової книжки після подання заявником скан-копії документа підтверджується статусом звернення щодо стану його опрацювання. Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на вебпорталі електронних послуг ПФУ:

• роботодавцю – у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки);
• застрахованій особі – в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».

Статус звернення «Виконано» свідчить, що скан-копії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.

Статус звернення «Скасовано виконання» свідчить, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»).

Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями ПФУ.

Основними причинами скасування звернень з оцифрування трудових книжок є помилки, яких припускаються користувачі вебпорталу електронних послуг ПФУ. Такі помилки полягають у наступному.

1. Скановані копії відповідних документів:

• не належать заявнику;
• зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі;
• відскановані неналежним чином (обрізані дати, номери наказів тощо).

2. Наявне порушення вимог до оформлення трудової книжки:

• відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки;
• відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну ПІБ;
• відсутня печатка установи або підпис відповідальної особи.

3. В електронній формі звернення в даних особи наявні помилки.

Також ПФУ нагадав про те, як самостійно завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування (див. опис та відеоінструкцію).

Довідково щодо оцифрування трудових книжок див. наступну інформацію:

• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області від 15 січня 2024 року щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням;
• коментар до інформаційного повідомлення Східного міжрегіонального управління Держпраці України від 1 лютого 2024 року щодо наявності у працівників та роботодавців 5 років для оцифрування трудових книжок;
• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області від 9 лютого 2024 року щодо відповідей на актуальні запитання про оцифрування трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ.