ГУ ПФУ у Волинській області про актуальні запитання щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність :: Коментарі до нормативних документів і роз'яснень

ГУ ПФУ у Волинській області про актуальні запитання щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність

Документ

Інформаційне повідомлення ГУ ПФУ у Волинській області

Коментар

ГУ ПФУ у Волинській області в інформаційному повідомленні¹ відповіло на актуальні запитання щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність.

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на інформаційній сторінці вебпорталу ГУ ПФУ у Волинській області. Про важливість оцифрування документів з трудової діяльності застрахованих осіб див. інформаційне повідомлення ГУ ПФУ у Волинській області від 20 червня 2025 р.

1. Навіщо особі електронна трудова книжка і як нею користуватися?

Електронні трудові книжки (далі – ЕТК) – це цифрові аналоги паперових трудових книжок. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 р. ЕТК впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.

Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж – період, протягом якого вони сплачували страхові внески до ПФУ². А в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до ПФУ.

² До 2004 р. цей стаж називався «трудовий».

Оцифрування трудових книжок триватиме 5 років (із 2021 р. до 2026 р.). Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант ЕТК. Тоді паперова версія буде непотрібною. За бажанням працівник може зберігати її в себе або вести паралельно з електронною версією.

2. Які дані можна внести в ЕТК?

Відцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж особи. Перш за все для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж. Окрім трудової книжки, це також можуть бути:

документи про здобуття освіти;
свідоцтво про народження дитини (для жінок);
військовий квиток;
у разі втрати трудової книжки – довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу зарплати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

3. Хто має вносити дані до ЕТК?

Це може робити працівник або роботодавець.

4. Як подати скан-копії документів, що посвідчують страховий стаж?

Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі ПФУ. Це може зробити працівник або роботодавець. Щоб додати документи, потрібно перейти у розділ «Комунікації з ПФУ» та обрати пункт «Відомості про трудові відносини».

Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:

скан-копія має бути кольорова;
необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
формат зображення має бути .jpg або .pdf;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

5. Як перевірити, чи оцифрована вже трудова книжка?

Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ.

Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із таких способів:

за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в ДПС, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках (ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Креді Агріколь Банк тощо);
за логіном та паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
за допомогою Дія.Підпис.

6. Я вже маю електронну трудову книжку, але в ній є дані лише з 2004 р.

На порталі електронних послуг ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 р. Це пов’язано з ухваленням Закону № 1058³, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 р., повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника.

³ Закон України від 09.07.2003 р. № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».

Якщо трудова діяльність особи почалася до 2004 р., вона може самостійно додати відповідну інформацію, надіславши скан-копії документів.

7. Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку, якщо вона вже оцифрована?

Паперові трудові книжки будуть непотрібні з 2026 р. До цього часу краще зберігати свою трудову, навіть якщо вона вже оцифрована.

Довідково. Щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність в електронних трудових книжках див. також:

коментар до Закону України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
коментар до постанови правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі»;
коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ у Київській області від 16 листопада 2023 р. (щодо подання до ПФУ скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж працівника);
коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Чернівецькій області від 21 листопада 2023 р. (про те, що відомості про трудову діяльність працівника можуть подати до ПФУ як працівник, так і страхувальник (роботодавець) або представник страхувальника, якому делеговані відповідні повноваження);
коментар до інформаційного повідомлення ПФУ від 13 грудня 2022 р. (щодо порядку подання до органів ПФУ трудової книжки на оцифрування);
коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області від 15 січня 2024 р. (щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням);
коментар до інформаційного повідомлення Східного міжрегіонального управління Держпраці України від 1 лютого 2024 р. (про те, що у працівників і роботодавців є 5 років для оцифрування трудових книжок);
коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області від 9 лютого 2024 р. (наведено відповіді на актуальні запитання щодо оцифрування трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ);
коментар до листа Держпраці України від 22.11.2024 р. № 1779/2.3/2.1-ЗВ-24а (про те, що законодавством про працю не передбачено наявності згоди працівника або його заяви на ведення трудових книжок в електронній формі).